Ihr Unternehmen fehlt in der Liste der Firmen auf der Suche nach Sub-Auftragnehmern? Sie suchen Serivcepartner-Unternehmen für die Paketverteilung und wollen deshalb auf unser Vergleichsseite? Kein Problem! Sprechen Sie mit uns. Wir erstellen Ihnen ein Angebot.

Aufbau von Partnerunternehmen für Paketversender (KEP)

Was sind Ihre Vorteile aus der Auslagerung von Leistungen an Servicepartner? Wann ist die Einbindung von Partnern sinnvoll?

Die Auslagerung der Paketverteilung an Servicepartner mach für Sie Sinn, wenn folgende Rahmenbedingungen auf Sie zutreffen:

  • Sie wollen stark wachsen und können das Wachstum nicht finanzieren. Dann macht die Einbindung von Partnern Sinn, die in lizensierten Regionen die Finanzierung und den Aufbau der Verteilung übernehmen.
  • Sie wollen Ihr Risiko reduzieren. Dann macht die Auslagerung von Personal und von Investitionen Sinn für Sie.
  • Sie wollen sich auf die wertintensiven Prozesse in der Paketverteilung konzentrieren. Dann macht die Auslagerung der wenig wertschöpfenden Verteilung in der Fläche für Sie Sinn. Das ist dann klassisches Outsourcing.
  • Sie haben nicht genügend Management-Kapazitäten, um in die Fläche zu expandieren. Dann macht die Auslagerung an Sub-Lieferanten in der Fläche Sinn.
  • Sie wollen aus irgend einem Grund eine gewisse Mitarbeiterzahl nicht überschreiten. Gründe dafür sind zum Beispiel Umfang der Bilanzierung, ständiger Betriebsrat, öffentliche Förderung von Projekten und viele andere Gründe mehr. Dann macht für Sie die Auslagerung der personalintensiven Prozesse Sinn. Auch das ist klassisches Outsourcing.

Damit sich der Aufbau von Sub-Lieferanten wirtschaftlich lohnt, darf die Kostenstruktur der Sub-Auftragnehmer nicht schlechter sein, als die eigene. Als Faustformel werden oft eigene Kosten minus 20% genannt.

Das Mittel zur Steuerung der Kostenstrukturen ist die Vergütungsstruktur für die Partnerunternehmen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Nicht immer muss der Sub-Lieferant günstiger sein, als die interne Abteilung. Das gilt ganz besonders dann, wenn ein schnelles Wachstum mit externem Kapital erreicht werden soll.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Haben Sie ein System für den Aufbau von Sub-Lieferanten, ist Ihr Geschäftsmodell beliebig skalierbar.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Was sind Ihre Motivationen und Gründe? Sprechen Sie mit uns und wir werden Ihnen ehrlich unseren Rat zu Ihrer Strategie geben.

QMS

Was kann in der Paketverteilung an Partner ausgelagert werden?

Servicepartner sind Sub-Unternehmer. Sie können externe Unternehmen nur steuern, wenn Sie beschreibbare und objektiv überprüfbare Projekte und Aufgaben vergeben.

Beschreibbar bedeutet: Sie müssen tatsächlich den Prozess mit Input und Output beschreiben können. Nur so können Sie Ihre externen Partnerunternehmen wirklich an sich binden und die Prozesse steuern.

Objektiv überprüfbar bedeutet: Sie brauchen harte Kriterien, an denen Sie das Ergebnis überprüfen können. Das kann zum Beispiel die Paketlaufzeit oder die erfolgreiche Zustellung sein.

Damit Sie erfolgreich Prozesse und Arbeitsabläufe auslagern können, müssen Sie also Aufwand mit der Beschreibung betreiben. Das ist aber nur wirtschaftlich, wenn es sich um sich um häufig auftretende, immer wieder wiederholende Prozesse handelt.

Prozesse und Arbeitsabläufe, die diese Anforderungen erfüllen sind:

  • Pickup-Stores und Endkundenslots
  • Leistungsverkauf
  • Streckentransport
  • lokale Verteilstandorte
  • Verteilung in der Fläche
  • Abholung aus der Fläche

Grundsätzlich empfiehlt sich eine ganz klare Trennung zwischen den Aufgaben. Wird keine klare Trennung erreicht, werden die Partner sich auf die Verträge zurück ziehen und bestimmte ungeklärte Leistungen nicht erbringen. Das bedeutet dann, dass die Kunden unzufrieden sind oder Sie als General-Auftragnehmer diese Leistungen erbringen müssen. Sind Sie vielleicht gar nicht vor Ort, ist das nicht wirtschaftlich möglich.

Da nicht alles vorhersehbar ist, macht es an vielen Stellen Sinn, eine Aufwandsvergütung für bestimmte nicht vorab bekannte Aufgaben in den Verträgen unterzubringen.

Damit die Qualität durch die Sub-Unternehmer in Ihrem Aufgabenbereich gewahrt bleibt, müssen die Partner in die Aufgabe eingewiesen und zumindest am Start intensiv betreut werden.

Der Qualifikationsaufwand der Sub-Lieferanten wird in der Regel unterschätzt.

Peter Saubert

Unternehmensberater

QMS

Aufbau der Qualitätsanforderungen

Damit Sie später bei Ihren Sub-Lieferanten Qualitäts- und Zuverlässigkeitsforderungen stellen können, benötigen Sie eine Struktur zur Messung und Steuerung von Qualität. Bevor Sie damit an Partner treten, macht es Sinn, diese Strukturen hausintern aufzubauen und zu testen. Sie haben diese Strukturen mehr oder weniger gut, wenn Sie bereits über ein funktionierendes und gelebtes Qualitätsmanagement-System verfügen.

Haben Sie kein prozessorientiertes Qualitätsmanagement-System (QMS) empfehle ich vor dem Aufbau der Sub-Unternehmer dieses System aufzubauen. In jedem Fall muss das System an die Forderungen der Lieferantensteuerung angepasst werden.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Ihr eigenes QMS ist immer von den Firmen- und Markenwerten bestimmt. Wenn Sie im Marketing eine klare Positionierung haben, können Sie kein fertiges QMS und kein fertiges Outsourcing-System von anderen Firmen kopieren.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Qualitätsmanagement-Systeme (QMS) sind oft zu bürokratisch konzipiert. Aus diesem Grund ist die Wahl des richtigen Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) eine oft in der Tragweite unterschätzte Aufgabenstellung. Zahlreiche QM-Verantwortliche neigen zu unendlich komplizierten, bürokratischen Systemen.

Mit einen zu kompliziertem QMS können Sie zu guter letzt gar nichts auslagern.

Legen Sie wert auf einen QM-Verantwortlichen, der zur Einfachheit der Systeme neigt.

Ich selbst habe zwar zahlreiche Qualitätsmanagement-Systeme aufgebaut und zertifizieren lassen. Ich bin aber kein QM-Experte. Ich bin Management-Experte. Für den Aufbau Ihres QMS benötigen wir immer auch Ihren QM-Experten. Sollten Sie niemanden dafür haben, kann ich Ihnen entsprechende Berater oder Mitarbeiter empfehlen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Aufbau der Schnittstellen und der Schnittstellenanforderungen

Die Zusammenarbeit von einzelnen Prozessen und unterschiedlichen Firmen wird durch die Qualität der Schnittstellen geprägt. Deshalb müssen die Schnittstellen zwischen den Prozessen bzw. den Partnern so weit wie möglich reibungsfrei und fehlertolerant funktionieren.

Schnittstellen haben Paketdienste zu ihren Paketverteilern bzw. zu ihren Pickups-Stores immer in diesen Bereichen

  • Preise
  • Abrechnung
  • Zahlungen
  • Retourübergabe
  • Paketübergabe
  • Sendungsverfolgung
  • Reklamation
  • Kundenkontakt
  • Marketing
  • Markenkommunikation

QMS

Ohne eine durchgängige Digitalisierung brauchen Sie im PEK oder in der Spedition über eine systematische Vergabe an Sub-Dienstleister nicht nachzudenken.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Lieferantensteuerung

Im Bereich Lieferantensteuerung gibt es die unterschiedlichsten Aspekte, die eine Rolle spielen. Aus der Praxis heraus haben sich die folgenden Punkte als besonders wichtig erwiesen:

  • Erpressbarkeit
  • Scheinselbständigkeit
  • Mindeslohngesetz
  • Qualität
  • Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation
  • Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten
  • Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden

Erpressbarkeit

Das Thema Erpressung ist leider im Geschäftsleben keine Seltenheit. Regelmäßig gibt es Partner, die versuchen einen Geschäftspartner zu erpressen. Damit haben gerade kleine oder mittelgroße Generalauftragnehmer zu kämpfen. Ziele der Partner, von denen Erpressungen ausgehen sind oft

  • Kündigungsschutzklauseln
  • mehr Umsatz
  • höhere Preise

Die Drohungen der Erpresser sind dann oft

  • Mitnehmen von Kundenstämmen zur Konkurrenz
  • Nichtauslieferung zu kritischen Terminen
  • Strafanzeige wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem (zum Beispiel Lenkzeitverstöße oder unsachgemäße Lagerung)
  • Information der Steuerfahndung wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem

Natürlich darf sich ein Unternehmen nich strafbar machen. Im Geschäftsalltag darf sich aber auch kein Unternehmen erpressen lassen. Das bedeutet auch, dass sich kein Unternehmen erpressbar machen sollte. Dazu gibt es einige einfache Regeln:

  • Kein Sub-Lieferant darf so groß werden, dass er nicht sofort ersetzt werden kann.
  • Der Umgang mit den Sub-Lieferanten muss fair sein.
  • Es wird nichts gemacht, was mutmaßlich gegen geltendes Recht verstoßen kann.

Scheinselbständigkeit

Der Straftatbestand der „Scheinselbständigkeit“ ist das Ergebnis von mehr als schlampiger Gesetzgebung. Was ein Arbeitnehmer und was ein Selbständiger ist, ist im Sozialgesetzbuch nicht belastbar definiert. Damit sind die Auslegungen willkürlich. Rentenversicherung, Zoll, Staatsanwaltschaft und Gerichte gehen mit diesen Begriffen auch extrem willkürlich um.

Im Übrigen ist auch das Vorschreiben der Kapitalgesellschaft für die Sub-Unternehmer kein wirksamer Schutz gegen den Vorwurf der Scheinselbständigkeit.

Diskussionen über Scheinselbständigkeit kommen regelmäßig auf, wenn Sub-Unternehmer wirtschaftlich scheitern oder sich mit ihren Auftraggebern überwerfen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, diesen Themen-Bereich sorgfältig zu bearbeiten.

Dabei sollten zu mindest die typischen Argumente der Rentenversicherung soweit es geht ausgeschaltet sein. Damit werden gerade die Qualitätssteuerung und die Qualifikation der Lieferanten bzw. der Mitarbeiter der Lieferanten schwieriger.

Mindeslohngesetz

Die Einhaltung von eindeutigen Gesetzen sollte der Normalfall sein. Fakt ist aber, dass gerade Sub-Unternehmer versuchen ihr Einkommen zu optimieren. In der Folge werden oft Spielräume genutzt, die scheinbar nicht beleuchtet werden.

Ein wichtiger Bereich sind die Zahlungen an Mitarbeiter. Dabei geht es nicht immer nur darum, dass die Mitarbeiter schlecht bezahlt werden. Es gibt genau so Modelle, bei denen Geld über Rechnungen an eine Tochtergesellschaft zum Beispiel in Bosnien verschoben wird. Dieses Geld wird dann dort quasi steuerfrei an die bosnischen Mitarbeiter ausgezahlt.

Das ist erst einmal bandenmäßige Steuerhinterziehung, die auf den Auftraggeber zurück fällt. Der Image-Schaden entsteht immer beim Auftraggeber. Das Problem in diesem Zusammenhang ist oft, dass das Mindestlohngesetz nicht eingehalten wird. Damit entsteht in Deutschland eine auch für den Auftraggeber ernst zu nehmende Straftat.

Es gibt zahlreiche ähnliche Modelle, die alle für Auftraggeber gefährlich sind.

Auftraggeber können sich vor diesen potentiellen Schäden nur dadurch schützen, dass die Einhaltung eines Mindestlohns sowie die Auditierung der Einhaltung durch einen Auditor vertraglich vereinbart wird. Der Auditor sollte eine dritte Person sein, das sonst der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit nahe liegt.

Gerne erarbeiten wir für Sie ein Konzept zur Auditierung Ihrer Partner.

Qualität

Sub-Lieferanten haben in erster Instanz kein Interesse an Qualität. Sie bekommen ihr Geld mit und ohne Qualität. Deshalb werden Instrumente der Qualitätssteuerung benötigt. 

In der Qualitätssteuerung ist wichtig, dass der Auftraggeber beim Lieferanten nicht durchgreift. Die Steuerung muss indirekt über vertragliche Incentivierung oder Castination erfolgen. Passiert die Qualitätssteuerung nicht indirekt, besteht die Gefahr der Scheinselbständigkeit.

Neben der vertraglichen Incentivierung oder Castination der Vertragspartner ist auch die externe Auditierung durch einen unabhängigen Partner ein wirksames Mittel zur Qualitätssteuerung.

Eine Auditierung durch den Auftraggeber legt nahe, dass es sich um eine Scheinselbständigkeit handelt.

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Qualitätsstandards und auditieren Ihre Sub-Lieferanten.

Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation

In die richtige Auswahl der Sub-Lieferanten sollte etwas mehr Aufwand gesteckt werden. Nicht jeder Sub-Unternehmer passt zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Markenbild. Die Kriterien für die Auswahl sind

  • unternehmerische Eignung
  • Eignung als Führungskraft
  • Zuverlässigkeit
  • juristische Vorgeschichte (polizeiliche Führungszeugnisse der Führungskräfte und Eigentümer)

Sub-Lieferanten haben oft Defizite im Bereich Führung und Betriebswirtschaft. Aus diesem Grund sollten die Partner-Unternehmer qualifiziert werden. Dazu sollte unter dem Gesichtspunkt der Scheinselbständigkeit darauf geachtet werden, dass strickt zwischen der technischen Qualifikation und der Qualifikation als Unternehmer und Führungskraft differenziert wird.

Technische Abstimmungen und technische Qualifikation sind aus Sicht der Scheinselbständigkeit kein Problem. Diese kann der Auftraggeber selbst durchführen.

Die Qualifikation als Unternehmer und ganz besonders als Führungskraft sollte aber ausgelagert werden und durch einen Dritten, zum Beispiel durch die Unternehmensberatung Peter Saubert, erfolgen. Häufig kann diese Qualifikation durch Fördermittel des Bundes teilfinanziert werden. 

Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten

Ein extremer Durchgriff auf die Mitarbeiter ist die Qualifikation der Mitarbeiter. Dies wird in der Regel als deutliches Indiz für eine Scheinselbständigkeit interpretiert.

Bei der Qualifikation der Mitarbeiter muss auf die strikte Trennung von technischer Qualifikation bezogen auf die Zusammenarbeit und auf allgemeine Qualifikationen geachtet werden.

Qualifikationen, die nicht zwingend an Systeme des Auftraggebers gebunden sind, zum Beispiel Freundlichkeit, Konfliktmanagement, etc., sollten unbedingt auf wirtschaftlich unabhängige Drittanbieter verlagert werden.

Zusammenarbeitsbezogene technisch Qualifikationen müssen über Multiplikatoren in der Firma erfolgen. Aber auch hier sollte die Übertragung auf Drittanbieter favorisiert werden.

Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden

Ihr Sub-Lieferant bestimmt Ihr Markenbild beim Kunden. Dass Kunden und Sub-Lieferanten kommunizieren, kann nicht verhindert werden. Sie sollten aus diesem Grund die Mitarbeiter Ihrer Sub-Lieferanten unbedingt qualifizieren.

Daneben ist es wichtig, alternative Kommunikationskanäle zu den Kunden, zum Beispiel über eine Fragen- und Beschwerden-Hotline oder einen Web-Seiten-Chat mit geschultem Personal, zu haben. Dabei sollte sich die Schulung des Kunden-Kommunikation-Personals nicht nur auf die Freundlichkeit und die Problemlösung konzentrieren. Es sollte auch ein Verständnis für die Lieferantensteuerung entstehen. Damit ist die Auslagerung dieser Hotlines zumindest eine weitere größere Schwierigkeit.

QMS

Qualifikation der eigenen Mitarbeiter

Damit Sie erfolgreich Sub-Lieferanten aufbauen können, benötigen Sie qualifizierte eigene Mitarbeiter. Diese müssen die Sub-Lieferanten verstehen als

  • Chance für Ihr Unternehmen und die eigene Arbeitsplatzsicherheit
  • gleichberechtigte Partner in der Zusammenarbeit

Ihre Mitarbeiter müssen aber auch lernen, dass sie nicht weisungsberechtigt sind und dass sie sich nicht in das Geschäft der Partner einmischen dürfen.

Typische Fehler beim Aufbau von Sub-Lieferanten

Was sind die wichtigsten Fehler, die beim Aufbau von Sub-Lieferanten gemacht werden?

  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit dem Mindestlohngesetz.
  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit Scheinselbständigkeit.
  • Qualifizierungen von Lieferanten und Mitarbeitern der Lieferanten wird nicht oder zu wenig ernst genommen.
  • Es gibt keine Werkzeuge zur Qualitätssteuerung.
  • Die Schnittstellen werden falsch festgelegt.
  • Es gibt unzureichende vertragliche Vereinbarungen.
  • Die Qualifikation der eigenen Mitarbeiter wird vergessen.
  • Es wird direkt in die Geschäftsprozesse der Partner eingegriffen.

QMS

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