Aufbau von Partnerunternehmen fĂŒr Reinigungsunternehmen

Was sind Ihre Vorteile aus der Auslagerung von Leistungen an Servicepartner? Wann ist die Einbindung von Partnern sinnvoll?

Die Auslagerung von Reinigung-AuftrĂ€gen an Servicepartner mach fĂŒr Sie Sinn, wenn folgende Rahmenbedingungen auf Sie zutreffen:

  • Sie wollen einen Full-Service fĂŒr Ihre Kunden anbieten. Dann macht die Partnerschaft mit spezialisierten Anbietern in der Reinigungsbranche fĂŒr Sie Sinn.
  • Sie wollen stark wachsen und können das Wachstum nicht finanzieren. Dann macht die Einbindung von Partnern Sinn, die zusĂ€tzliche KapazitĂ€ten bereitstellen und vorfinanzieren.
  • Sie wollen Ihr Risiko reduzieren. Dann macht die Auslagerung von Personal und von Investitionen Sinn fĂŒr Sie.
  • Sie wollen sich auf die wertintensiven Prozesse in der Reinigung konzentrieren. Dann macht die Auslagerung der wenig wertschöpfenden Aufgaben fĂŒr Sie Sinn. Das ist dann klassisches Outsourcing.
  • Sie haben nicht genĂŒgend Management-KapazitĂ€ten, um in die FlĂ€che zu expandieren. Dann macht die Auslagerung an Sub-Lieferanten in der FlĂ€che Sinn.
  • Sie wollen aus irgend einem Grund eine gewisse Mitarbeiterzahl nicht ĂŒberschreiten. GrĂŒnde dafĂŒr sind zum Beispiel Umfang der Bilanzierung, stĂ€ndiger Betriebsrat, öffentliche Förderung von Projekten und viele andere GrĂŒnde mehr. Dann macht fĂŒr Sie die Auslagerung der personalintensiven Prozesse Sinn. Auch das ist klassisches Outsourcing.

Damit sich der Aufbau von Sub-Lieferanten wirtschaftlich lohnt, darf die Kostenstruktur der Sub-Auftragnehmer nicht schlechter sein, als die eigene. Als Faustformel werden oft eigene Kosten minus 20% genannt.

Das Mittel zur Steuerung der Kostenstrukturen ist die VergĂŒtungsstruktur fĂŒr die Partnerunternehmen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Nicht immer muss der Sub-Lieferant gĂŒnstiger sein, als die interne Abteilung. Das gilt ganz besonders dann, wenn ein schnelles Wachstum mit externem Kapital erreicht werden soll. Auch Spezialisten, die als Partner gewonnen werden, sind oft teurer.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Haben Sie ein System fĂŒr den Aufbau von Sub-Lieferanten, ist Ihr GeschĂ€ftsmodell beliebig skalierbar.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Was sind Ihre Motivationen und GrĂŒnde? Sprechen Sie mit uns und wir werden Ihnen ehrlich unseren Rat zu Ihrer Strategie geben.

QMS

Welche Reinigungs- und PflegeauftrÀge können an Partner ausgelagert werden?

Servicepartner sind Sub-Unternehmer. Sie können externe Unternehmen nur steuern, wenn Sie beschreibbare und objektiv ĂŒberprĂŒfbare Projekte und Aufgaben vergeben.

Beschreibbar bedeutet: Sie mĂŒssen tatsĂ€chlich den Prozess mit Input und Output beschreiben können. Nur so können Sie Ihre externen Partnerunternehmen wirklich an sich binden und die Prozesse steuern.

Objektiv ĂŒberprĂŒfbar bedeutet: Sie brauchen harte Kriterien, an denen Sie das Ergebnis ĂŒberprĂŒfen können. Gerade bei ReinigungsauftrĂ€gen ist dies schwierig. Kunden reklamieren ReinigungsauftrĂ€ge ja hĂ€ufig ohne echten Grund. 

Damit Sie erfolgreich Prozesse und ArbeitsablĂ€ufe auslagern können, mĂŒssen Sie also Aufwand mit der Beschreibung betreiben. Das ist aber nur wirtschaftlich, wenn es sich um sich um hĂ€ufig auftretende, immer wieder wiederholende Prozesse handelt.

Bei der Vergabe von ReinigungsauftrĂ€gen an Partner ist es wichtig, dass immer klar abtrennbare AuftrĂ€ge ohne Schnittstellen zu anderen Sub-Auftragnehmern vergeben. Dies bedeutet, die Sub-Auftragnehmer erbringen immer fĂŒr sich selbststĂ€ndig ihre Leistung. Wenn es objektbedingt Überschneidungen gibt, dann muss sichergestellt sein, dass es sich um unterschiedliche Gewerke handelt. (zum Beispiel ein Auftragnehmer ist fĂŒr den Boden verantwortlich und ein anderer fĂŒr die Fenster)

GrundsĂ€tzlich empfiehlt sich eine ganz klare Trennung zwischen den Aufgaben. Wird keine klare Trennung erreicht, werden die Partner sich auf die VertrĂ€ge zurĂŒck ziehen und bestimmte ungeklĂ€rte Leistungen nicht erbringen. Das bedeutet dann, dass die Kunden unzufrieden sind oder Sie als General-Auftragnehmer diese Leistungen erbringen mĂŒssen.

Da nicht alles vorhersehbar ist, macht es an vielen Stellen Sinn, eine AufwandsvergĂŒtung fĂŒr bestimmte nicht vorab bekannte Aufgaben in den VertrĂ€gen unterzubringen.

Damit die QualitĂ€t durch die Sub-Unternehmer in Ihrem Aufgabenbereich gewahrt bleibt, mĂŒssen die Partner in die Aufgabe eingewiesen und zumindest am Start intensiv betreut werden.

Der Qualifikationsaufwand der Sub-Lieferanten wird in der Regel unterschÀtzt.

Peter Saubert

Unternehmensberater

QMS

Aufbau der QualitÀtsanforderungen

Damit Sie spĂ€ter bei Ihren Sub-Lieferanten QualitĂ€ts- und ZuverlĂ€ssigkeitsforderungen stellen können, benötigen Sie eine Struktur zur Messung und Steuerung von QualitĂ€t. Bevor Sie damit an Partner treten, macht es Sinn, diese Strukturen hausintern aufzubauen und zu testen. Sie haben diese Strukturen mehr oder weniger gut, wenn Sie bereits ĂŒber ein funktionierendes und gelebtes QualitĂ€tsmanagement-System verfĂŒgen.

Haben Sie kein prozessorientiertes QualitÀtsmanagement-System (QMS) empfehle ich vor dem Aufbau der Sub-Unternehmer dieses System aufzubauen. In jedem Fall muss das System an die Forderungen der Lieferantensteuerung angepasst werden.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Ihr eigenes QMS ist immer von den Firmen- und Markenwerten bestimmt. Wenn Sie im Marketing eine klare Positionierung haben, können Sie kein fertiges QMS und kein fertiges Outsourcing-System von anderen Firmen kopieren.

Peter Saubert

Unternehmensberater

QualitĂ€tsmanagement-Systeme (QMS) sind oft zu bĂŒrokratisch konzipiert. Aus diesem Grund ist die Wahl des richtigen QualitĂ€tsmanagement-Beauftragten (QMB) eine oft in der Tragweite unterschĂ€tzte Aufgabenstellung. Zahlreiche QM-Verantwortliche neigen zu unendlich komplizierten, bĂŒrokratischen Systemen.

Mit einen zu kompliziertem QMS können Sie zu guter letzt gar nichts auslagern.

Legen Sie wert auf einen QM-Verantwortlichen, der zur Einfachheit der Systeme neigt.

Ich selbst habe zwar zahlreiche QualitĂ€tsmanagement-Systeme aufgebaut und zertifizieren lassen. Ich bin aber kein QM-Experte. Ich bin Management-Experte. FĂŒr den Aufbau Ihres QMS benötigen wir immer auch Ihren QM-Experten. Sollten Sie niemanden dafĂŒr haben, kann ich Ihnen entsprechende Berater oder Mitarbeiter empfehlen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Digitalisierung

Digitalisierung ist ein missbrauchtes Wort. Es wird oft inhaltsleer verwendet. Gerade in fĂŒr das Management von KundenauftrĂ€gen bieten sich aber Digitalisierungslösungen an. Inzwischen haben fast alle Mitarbeiter Smartphones. Damit bietet sich eine Auftragsverfolgung mit dem Smartphone direkt an.

FĂŒr das Smartphone wird eine App benötigt, die direkt mit einer Auftragsdatenbank kommuniziert.

In dieser App lassen sich auftragsbezogen Checklisten hinterlegen. Oft werden ja TeilumfĂ€nge, wie das AuffĂŒllen der Handtuchspender, einfach vergessen. Sind diese TeilumfĂ€nge abgearbeitet, kann der Kundenbetreuer bei Reklamationen direkt reagieren.

Neben der einfachen Checkliste lassen sich auch Fotos von dem Objekt nach Abschluss der Arbeit machen. Oft werden ja AuftrÀge reklamiert und die Mitarbeiter oder Sub-Lieferanten hatten eigentlich einen ordentlichen Job abgeliefert. Mit der Foto-Dokumentation stehen Ihre Kundenbetreuer auf solidem Argumentationsgrund.

 

Wer im Reinigungsgewerbe ein QualitĂ€tsmanagement aufbaut, sollte dies digital machen. Die Betriebskosten des digitalen QMS sind sind immer gĂŒnstiger. Das QualitĂ€tsniveau und die QualitĂ€tswahrnehmung der Kunden steigt mit dem digitalen QMS. Die Investionen sind bei einem guten Projektmanagement fĂŒr ein digitales QMS viel geringer als die meisten erwarten. Sprechen Sie uns darauf an.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Aufbau der Schnittstellen und der Schnittstellenanforderungen

Die Zusammenarbeit von einzelnen Prozessen und unterschiedlichen Firmen wird durch die QualitĂ€t der Schnittstellen geprĂ€gt. Deshalb mĂŒssen die Schnittstellen zwischen den Prozessen bzw. den Partnern so weit wie möglich reibungsfrei und fehlertolerant funktionieren.

Schnittstellen haben Gerneralauftragnehmer im Reinigungsgewerbe zu ihren Sub-Auftragnehmern immer in diesen Bereichen

  • Preise
  • Abrechnung
  • Zahlungen
  • AuftragsĂŒbergabe
  • Auftragsabnahme
  • Reklamation
  • Kundenkontakt

QMS

Lieferantensteuerung

Im Bereich Lieferantensteuerung gibt es die unterschiedlichsten Aspekte, die eine Rolle spielen. Aus der Praxis heraus haben sich die folgenden Punkte als besonders wichtig erwiesen:

  • Erpressbarkeit
  • ScheinselbstĂ€ndigkeit
  • Mindeslohngesetz
  • QualitĂ€t
  • Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation
  • Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten
  • Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden
  • Zahlung der Sub-Lieferanten

Erpressbarkeit

Das Thema Erpressung ist leider im GeschĂ€ftsleben keine Seltenheit. RegelmĂ€ĂŸig gibt es Partner, die versuchen einen GeschĂ€ftspartner zu erpressen. Damit haben gerade kleine oder mittelgroße Generalauftragnehmer zu kĂ€mpfen. Ziele der Partner, von denen Erpressungen ausgehen sind oft

  • KĂŒndigungsschutzklauseln
  • mehr Umsatz
  • höhere Preise

Die Drohungen der Erpresser sind dann oft

  • Mitnehmen von KundenstĂ€mmen zur Konkurrenz
  • Nichtlieferung von kritischen AuftrĂ€gen zu kritischen Terminen
  • Strafanzeige wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem (zum Beispiel LenkzeitverstĂ¶ĂŸe oder unsachgemĂ€ĂŸe Lagerung)
  • Information der Steuerfahndung wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem

NatĂŒrlich darf sich ein Unternehmen nich strafbar machen. Im GeschĂ€ftsalltag darf sich aber auch kein Unternehmen erpressen lassen. Das bedeutet auch, dass sich kein Unternehmen erpressbar machen sollte. Dazu gibt es einige einfache Regeln:

  • Kein Sub-Lieferant darf so groß werden, dass er nicht sofort ersetzt werden kann.
  • Der Umgang mit den Sub-Lieferanten muss fair sein.
  • Es wird nichts gemacht, was mutmaßlich gegen geltendes Recht verstoßen kann.

ScheinselbstÀndigkeit

Der Straftatbestand der „ScheinselbstĂ€ndigkeit“ ist das Ergebnis von mehr als schlampiger Gesetzgebung. Was ein Arbeitnehmer und was ein SelbstĂ€ndiger ist, ist im Sozialgesetzbuch nicht belastbar definiert. Damit sind die Auslegungen willkĂŒrlich. Rentenversicherung, Zoll, Staatsanwaltschaft und Gerichte gehen mit diesen Begriffen auch extrem willkĂŒrlich um.

Im Übrigen ist auch das Vorschreiben der Kapitalgesellschaft fĂŒr die Sub-Unternehmer kein wirksamer Schutz gegen den Vorwurf der ScheinselbstĂ€ndigkeit.

Diskussionen ĂŒber ScheinselbstĂ€ndigkeit kommen regelmĂ€ĂŸig auf, wenn Sub-Unternehmer wirtschaftlich scheitern oder sich mit ihren Auftraggebern ĂŒberwerfen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, diesen Themen-Bereich sorgfĂ€ltig zu bearbeiten.

Dabei sollten zu mindest die typischen Argumente der Rentenversicherung soweit es geht ausgeschaltet sein. Damit werden gerade die QualitÀtssteuerung und die Qualifikation der Lieferanten bzw. der Mitarbeiter der Lieferanten schwieriger.

Mindeslohngesetz

Die Einhaltung von eindeutigen Gesetzen sollte der Normalfall sein. Fakt ist aber, dass gerade Sub-Unternehmer versuchen ihr Einkommen zu optimieren. In der Folge werden oft SpielrÀume genutzt, die scheinbar nicht beleuchtet werden.

Ein wichtiger Bereich sind die Zahlungen an Mitarbeiter. Dabei geht es nicht immer nur darum, dass die Mitarbeiter schlecht bezahlt werden. Es gibt genau so Modelle, bei denen Geld ĂŒber Rechnungen an eine Tochtergesellschaft zum Beispiel in Bosnien verschoben wird. Dieses Geld wird dann dort quasi steuerfrei an die bosnischen Mitarbeiter ausgezahlt.

Das ist erst einmal bandenmĂ€ĂŸige Steuerhinterziehung, die auf den Auftraggeber zurĂŒck fĂ€llt. Der Image-Schaden entsteht immer beim Auftraggeber. Das Problem in diesem Zusammenhang ist oft, dass das Mindestlohngesetz nicht eingehalten wird. Damit entsteht in Deutschland eine auch fĂŒr den Auftraggeber ernst zu nehmende Straftat.

Es gibt zahlreiche Ă€hnliche Modelle, die alle fĂŒr Auftraggeber gefĂ€hrlich sind.

Auftraggeber können sich vor diesen potentiellen SchĂ€den nur dadurch schĂŒtzen, dass die Einhaltung eines Mindestlohns sowie die Auditierung der Einhaltung durch einen Auditor vertraglich vereinbart wird. Der Auditor sollte eine dritte Person sein, das sonst der Vorwurf der ScheinselbststĂ€ndigkeit nahe liegt.

Gerne erarbeiten wir fĂŒr Sie ein Konzept zur Auditierung Ihrer Partner.

QualitÀt

Sub-Lieferanten haben in erster Instanz kein Interesse an QualitÀt. Sie bekommen ihr Geld mit und ohne QualitÀt. Deshalb werden Instrumente der QualitÀtssteuerung benötigt. 

Gerade im Reinigungsgewerbe gibt es oft unberechtigte Reklamationen durch Kunden. Damit Sie diese Reklamationen fair fĂŒr Kunden und Sub-Auftragnehmer bearbeiten können, benötigne sie eine hochwertige Dokumentation der Arbeitsergebnisse.

In der QualitĂ€tssteuerung ist wichtig, dass der Auftraggeber beim Lieferanten nicht durchgreift. Die Steuerung muss indirekt ĂŒber vertragliche Incentivierung oder Castination erfolgen. Passiert die QualitĂ€tssteuerung nicht indirekt, besteht die Gefahr der ScheinselbstĂ€ndigkeit.

Neben der vertraglichen Incentivierung oder Castination der Vertragspartner ist auch die externe Auditierung durch einen unabhÀngigen Partner ein wirksames Mittel zur QualitÀtssteuerung.

Eine Auditierung durch den Auftraggeber legt nahe, dass es sich um eine ScheinselbstÀndigkeit handelt.

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam QualitÀtsstandards und auditieren Ihre Sub-Lieferanten.

Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation

In die richtige Auswahl der Sub-Lieferanten sollte etwas mehr Aufwand gesteckt werden. Nicht jeder Sub-Unternehmer passt zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Markenbild. Die Kriterien fĂŒr die Auswahl sind

  • unternehmerische Eignung
  • Eignung als FĂŒhrungskraft
  • ZuverlĂ€ssigkeit
  • juristische Vorgeschichte (polizeiliche FĂŒhrungszeugnisse der FĂŒhrungskrĂ€fte und EigentĂŒmer)

Sub-Lieferanten haben oft Defizite im Bereich FĂŒhrung und Betriebswirtschaft. Aus diesem Grund sollten die Partner-Unternehmer qualifiziert werden. Dazu sollte unter dem Gesichtspunkt der ScheinselbstĂ€ndigkeit darauf geachtet werden, dass strickt zwischen der technischen Qualifikation und der Qualifikation als Unternehmer und FĂŒhrungskraft differenziert wird.

Technische Abstimmungen und technische Qualifikation sind aus Sicht der ScheinselbstĂ€ndigkeit kein Problem. Diese kann der Auftraggeber selbst durchfĂŒhren.

Die Qualifikation als Unternehmer und ganz besonders als FĂŒhrungskraft sollte aber ausgelagert werden und durch einen Dritten, zum Beispiel durch die Unternehmensberatung Peter Saubert, erfolgen. HĂ€ufig kann diese Qualifikation durch Fördermittel des Bundes teilfinanziert werden. 

Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten

Ein extremer Durchgriff auf die Mitarbeiter ist die Qualifikation der Mitarbeiter. Dies wird in der Regel als deutliches Indiz fĂŒr eine ScheinselbstĂ€ndigkeit interpretiert.

Bei der Qualifikation der Mitarbeiter muss auf die strikte Trennung von technischer Qualifikation bezogen auf die Zusammenarbeit und auf allgemeine Qualifikationen geachtet werden.

Qualifikationen, die nicht zwingend an Systeme des Auftraggebers gebunden sind, zum Beispiel Freundlichkeit, Konfliktmanagement, etc., sollten unbedingt auf wirtschaftlich unabhÀngige Drittanbieter verlagert werden.

Zusammenarbeitsbezogene technisch Qualifikationen mĂŒssen ĂŒber Multiplikatoren in der Firma erfolgen. Aber auch hier sollte die Übertragung auf Drittanbieter favorisiert werden.

Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden

Ihr Sub-Lieferant bestimmt Ihr Markenbild beim Kunden. Dass Kunden und Sub-Lieferanten kommunizieren, kann nicht verhindert werden. Sie sollten aus diesem Grund die Mitarbeiter Ihrer Sub-Lieferanten unbedingt qualifizieren.

Daneben ist es wichtig, alternative KommunikationskanĂ€le zu den Kunden, zum Beispiel ĂŒber eine Fragen- und Beschwerden-Hotline oder einen Web-Seiten-Chat mit geschultem Personal, zu haben. Dabei sollte sich die Schulung des Kunden-Kommunikation-Personals nicht nur auf die Freundlichkeit und die Problemlösung konzentrieren. Es sollte auch ein VerstĂ€ndnis fĂŒr die Lieferantensteuerung entstehen. Damit ist die Auslagerung dieser Hotlines zumindest eine weitere grĂ¶ĂŸere Schwierigkeit.

Zahlung der Sub-Lieferanten

Gerade von kaufmĂ€nnischer Seite neigt man dazu, die LiquiditĂ€tsschöpfung auf die Sub-Lieferanten zu ĂŒbertragen. Das ist gerade im Reinigungsgewerbe eine schlechte Idee. Die Leistung ist personalintensiv. Damit ist der Zahlungsstrom durch die Lohnzahlungen bestimmt.

NatĂŒrlich kann die Zahlung auf Ultimo plus 30 bis maximal 42 Tage gestreckt werden. Dann sollte das Geld aber zuverlĂ€ssige beim Sub-Lieferanten eingehen.

In der Reinigungsbranache arbeiten viele Mitarbeiter, die finanziell mit dem RĂŒcken zur Wand stehen. FĂŒr viele Sub-Lieferanten ist der potentielle Mitarbeiterpool durch Menschen mit großen Problemen beschrieben. Dazu gehören eben auch viele, die sich in Privatinsolvenz oder kurz davor befinden.

Erhalten die Mitarbeiter ihr Gehlat nicht pĂŒnktlich, fĂŒhrt das regelmĂ€ĂŸig zu Unruhen und ggf. auch zu boshaften Aktionen gegen die vermeindlichen Verursacher. Wer also nicht grundlos mit Zoll und Steuerfahndung beschĂ€ftigt werden möchte, versucht diesen Menschen keinen Grund zu geben und zahlt Löhne zuverlĂ€ssig.

Leider geben nicht alle Sub-Auftragnehmer die Zahlungen pĂŒnktlich weiter. Die pĂŒnktliche Zahlung der Löhne der  sollte vertraglich geregelt sein. Damit dies sichergestellt ist, sollte die pĂŒnktliche Zahlung der Löhne auch im Rahmen des Lieferantenaudits stichprobenhaft geprĂŒft werden.

QMS

Qualifikation der eigenen Mitarbeiter

Damit Sie erfolgreich Sub-Lieferanten aufbauen können, benötigen Sie qualifizierte eigene Mitarbeiter. Diese mĂŒssen die Sub-Lieferanten verstehen als

  • Chance fĂŒr Ihr Unternehmen und die eigene Arbeitsplatzsicherheit
  • gleichberechtigte Partner in der Zusammenarbeit

Ihre Mitarbeiter mĂŒssen aber auch lernen, dass sie nicht weisungsberechtigt sind und dass sie sich nicht in das GeschĂ€ft der Partner einmischen dĂŒrfen.

Typische Fehler beim Aufbau von Sub-Lieferanten

Was sind die wichtigsten Fehler, die beim Aufbau von Sub-Lieferanten gemacht werden?

  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit dem Mindestlohngesetz.
  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit ScheinselbstĂ€ndigkeit.
  • Qualifizierungen von Lieferanten und Mitarbeitern der Lieferanten wird nicht oder zu wenig ernst genommen.
  • Es gibt keine Werkzeuge zur QualitĂ€tssteuerung.
  • Die Schnittstellen werden falsch festgelegt.
  • Es gibt unzureichende vertragliche Vereinbarungen.
  • Die Qualifikation der eigenen Mitarbeiter wird vergessen.
  • Es wird direkt in die GeschĂ€ftsprozesse der Partner eingegriffen.

QMS

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