Aufbau von Partnerunternehmen für Reinigungsunternehmen

Was sind Ihre Vorteile aus der Auslagerung von Leistungen an Servicepartner? Wann ist die Einbindung von Partnern sinnvoll?

Die Auslagerung von Reinigung-Aufträgen an Servicepartner mach für Sie Sinn, wenn folgende Rahmenbedingungen auf Sie zutreffen:

  • Sie wollen einen Full-Service für Ihre Kunden anbieten. Dann macht die Partnerschaft mit spezialisierten Anbietern in der Reinigungsbranche für Sie Sinn.
  • Sie wollen stark wachsen und können das Wachstum nicht finanzieren. Dann macht die Einbindung von Partnern Sinn, die zusätzliche Kapazitäten bereitstellen und vorfinanzieren.
  • Sie wollen Ihr Risiko reduzieren. Dann macht die Auslagerung von Personal und von Investitionen Sinn für Sie.
  • Sie wollen sich auf die wertintensiven Prozesse in der Reinigung konzentrieren. Dann macht die Auslagerung der wenig wertschöpfenden Aufgaben für Sie Sinn. Das ist dann klassisches Outsourcing.
  • Sie haben nicht genügend Management-Kapazitäten, um in die Fläche zu expandieren. Dann macht die Auslagerung an Sub-Lieferanten in der Fläche Sinn.
  • Sie wollen aus irgend einem Grund eine gewisse Mitarbeiterzahl nicht überschreiten. Gründe dafür sind zum Beispiel Umfang der Bilanzierung, ständiger Betriebsrat, öffentliche Förderung von Projekten und viele andere Gründe mehr. Dann macht für Sie die Auslagerung der personalintensiven Prozesse Sinn. Auch das ist klassisches Outsourcing.

Damit sich der Aufbau von Sub-Lieferanten wirtschaftlich lohnt, darf die Kostenstruktur der Sub-Auftragnehmer nicht schlechter sein, als die eigene. Als Faustformel werden oft eigene Kosten minus 20% genannt.

Das Mittel zur Steuerung der Kostenstrukturen ist die Vergütungsstruktur für die Partnerunternehmen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Nicht immer muss der Sub-Lieferant günstiger sein, als die interne Abteilung. Das gilt ganz besonders dann, wenn ein schnelles Wachstum mit externem Kapital erreicht werden soll. Auch Spezialisten, die als Partner gewonnen werden, sind oft teurer.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Haben Sie ein System für den Aufbau von Sub-Lieferanten, ist Ihr Geschäftsmodell beliebig skalierbar.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Was sind Ihre Motivationen und Gründe? Sprechen Sie mit uns und wir werden Ihnen ehrlich unseren Rat zu Ihrer Strategie geben.

QMS

Welche Reinigungs- und Pflegeaufträge können an Partner ausgelagert werden?

Servicepartner sind Sub-Unternehmer. Sie können externe Unternehmen nur steuern, wenn Sie beschreibbare und objektiv überprüfbare Projekte und Aufgaben vergeben.

Beschreibbar bedeutet: Sie müssen tatsächlich den Prozess mit Input und Output beschreiben können. Nur so können Sie Ihre externen Partnerunternehmen wirklich an sich binden und die Prozesse steuern.

Objektiv überprüfbar bedeutet: Sie brauchen harte Kriterien, an denen Sie das Ergebnis überprüfen können. Gerade bei Reinigungsaufträgen ist dies schwierig. Kunden reklamieren Reinigungsaufträge ja häufig ohne echten Grund. 

Damit Sie erfolgreich Prozesse und Arbeitsabläufe auslagern können, müssen Sie also Aufwand mit der Beschreibung betreiben. Das ist aber nur wirtschaftlich, wenn es sich um sich um häufig auftretende, immer wieder wiederholende Prozesse handelt.

Bei der Vergabe von Reinigungsaufträgen an Partner ist es wichtig, dass immer klar abtrennbare Aufträge ohne Schnittstellen zu anderen Sub-Auftragnehmern vergeben. Dies bedeutet, die Sub-Auftragnehmer erbringen immer für sich selbstständig ihre Leistung. Wenn es objektbedingt Überschneidungen gibt, dann muss sichergestellt sein, dass es sich um unterschiedliche Gewerke handelt. (zum Beispiel ein Auftragnehmer ist für den Boden verantwortlich und ein anderer für die Fenster)

Grundsätzlich empfiehlt sich eine ganz klare Trennung zwischen den Aufgaben. Wird keine klare Trennung erreicht, werden die Partner sich auf die Verträge zurück ziehen und bestimmte ungeklärte Leistungen nicht erbringen. Das bedeutet dann, dass die Kunden unzufrieden sind oder Sie als General-Auftragnehmer diese Leistungen erbringen müssen.

Da nicht alles vorhersehbar ist, macht es an vielen Stellen Sinn, eine Aufwandsvergütung für bestimmte nicht vorab bekannte Aufgaben in den Verträgen unterzubringen.

Damit die Qualität durch die Sub-Unternehmer in Ihrem Aufgabenbereich gewahrt bleibt, müssen die Partner in die Aufgabe eingewiesen und zumindest am Start intensiv betreut werden.

Der Qualifikationsaufwand der Sub-Lieferanten wird in der Regel unterschätzt.

Peter Saubert

Unternehmensberater

QMS

Aufbau der Qualitätsanforderungen

Damit Sie später bei Ihren Sub-Lieferanten Qualitäts- und Zuverlässigkeitsforderungen stellen können, benötigen Sie eine Struktur zur Messung und Steuerung von Qualität. Bevor Sie damit an Partner treten, macht es Sinn, diese Strukturen hausintern aufzubauen und zu testen. Sie haben diese Strukturen mehr oder weniger gut, wenn Sie bereits über ein funktionierendes und gelebtes Qualitätsmanagement-System verfügen.

Haben Sie kein prozessorientiertes Qualitätsmanagement-System (QMS) empfehle ich vor dem Aufbau der Sub-Unternehmer dieses System aufzubauen. In jedem Fall muss das System an die Forderungen der Lieferantensteuerung angepasst werden.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Ihr eigenes QMS ist immer von den Firmen- und Markenwerten bestimmt. Wenn Sie im Marketing eine klare Positionierung haben, können Sie kein fertiges QMS und kein fertiges Outsourcing-System von anderen Firmen kopieren.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Qualitätsmanagement-Systeme (QMS) sind oft zu bürokratisch konzipiert. Aus diesem Grund ist die Wahl des richtigen Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) eine oft in der Tragweite unterschätzte Aufgabenstellung. Zahlreiche QM-Verantwortliche neigen zu unendlich komplizierten, bürokratischen Systemen.

Mit einen zu kompliziertem QMS können Sie zu guter letzt gar nichts auslagern.

Legen Sie wert auf einen QM-Verantwortlichen, der zur Einfachheit der Systeme neigt.

Ich selbst habe zwar zahlreiche Qualitätsmanagement-Systeme aufgebaut und zertifizieren lassen. Ich bin aber kein QM-Experte. Ich bin Management-Experte. Für den Aufbau Ihres QMS benötigen wir immer auch Ihren QM-Experten. Sollten Sie niemanden dafür haben, kann ich Ihnen entsprechende Berater oder Mitarbeiter empfehlen.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Digitalisierung

Digitalisierung ist ein missbrauchtes Wort. Es wird oft inhaltsleer verwendet. Gerade in für das Management von Kundenaufträgen bieten sich aber Digitalisierungslösungen an. Inzwischen haben fast alle Mitarbeiter Smartphones. Damit bietet sich eine Auftragsverfolgung mit dem Smartphone direkt an.

Für das Smartphone wird eine App benötigt, die direkt mit einer Auftragsdatenbank kommuniziert.

In dieser App lassen sich auftragsbezogen Checklisten hinterlegen. Oft werden ja Teilumfänge, wie das Auffüllen der Handtuchspender, einfach vergessen. Sind diese Teilumfänge abgearbeitet, kann der Kundenbetreuer bei Reklamationen direkt reagieren.

Neben der einfachen Checkliste lassen sich auch Fotos von dem Objekt nach Abschluss der Arbeit machen. Oft werden ja Aufträge reklamiert und die Mitarbeiter oder Sub-Lieferanten hatten eigentlich einen ordentlichen Job abgeliefert. Mit der Foto-Dokumentation stehen Ihre Kundenbetreuer auf solidem Argumentationsgrund.

 

Wer im Reinigungsgewerbe ein Qualitätsmanagement aufbaut, sollte dies digital machen. Die Betriebskosten des digitalen QMS sind sind immer günstiger. Das Qualitätsniveau und die Qualitätswahrnehmung der Kunden steigt mit dem digitalen QMS. Die Investionen sind bei einem guten Projektmanagement für ein digitales QMS viel geringer als die meisten erwarten. Sprechen Sie uns darauf an.

Peter Saubert

Unternehmensberater

Aufbau der Schnittstellen und der Schnittstellenanforderungen

Die Zusammenarbeit von einzelnen Prozessen und unterschiedlichen Firmen wird durch die Qualität der Schnittstellen geprägt. Deshalb müssen die Schnittstellen zwischen den Prozessen bzw. den Partnern so weit wie möglich reibungsfrei und fehlertolerant funktionieren.

Schnittstellen haben Gerneralauftragnehmer im Reinigungsgewerbe zu ihren Sub-Auftragnehmern immer in diesen Bereichen

  • Preise
  • Abrechnung
  • Zahlungen
  • Auftragsübergabe
  • Auftragsabnahme
  • Reklamation
  • Kundenkontakt

QMS

Lieferantensteuerung

Im Bereich Lieferantensteuerung gibt es die unterschiedlichsten Aspekte, die eine Rolle spielen. Aus der Praxis heraus haben sich die folgenden Punkte als besonders wichtig erwiesen:

  • Erpressbarkeit
  • Scheinselbständigkeit
  • Mindeslohngesetz
  • Qualität
  • Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation
  • Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten
  • Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden
  • Zahlung der Sub-Lieferanten

Erpressbarkeit

Das Thema Erpressung ist leider im Geschäftsleben keine Seltenheit. Regelmäßig gibt es Partner, die versuchen einen Geschäftspartner zu erpressen. Damit haben gerade kleine oder mittelgroße Generalauftragnehmer zu kämpfen. Ziele der Partner, von denen Erpressungen ausgehen sind oft

  • Kündigungsschutzklauseln
  • mehr Umsatz
  • höhere Preise

Die Drohungen der Erpresser sind dann oft

  • Mitnehmen von Kundenstämmen zur Konkurrenz
  • Nichtlieferung von kritischen Aufträgen zu kritischen Terminen
  • Strafanzeige wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem (zum Beispiel Lenkzeitverstöße oder unsachgemäße Lagerung)
  • Information der Steuerfahndung wegen irgend etwas mutmaßlich Strafbarem

Natürlich darf sich ein Unternehmen nich strafbar machen. Im Geschäftsalltag darf sich aber auch kein Unternehmen erpressen lassen. Das bedeutet auch, dass sich kein Unternehmen erpressbar machen sollte. Dazu gibt es einige einfache Regeln:

  • Kein Sub-Lieferant darf so groß werden, dass er nicht sofort ersetzt werden kann.
  • Der Umgang mit den Sub-Lieferanten muss fair sein.
  • Es wird nichts gemacht, was mutmaßlich gegen geltendes Recht verstoßen kann.

Scheinselbständigkeit

Der Straftatbestand der „Scheinselbständigkeit“ ist das Ergebnis von mehr als schlampiger Gesetzgebung. Was ein Arbeitnehmer und was ein Selbständiger ist, ist im Sozialgesetzbuch nicht belastbar definiert. Damit sind die Auslegungen willkürlich. Rentenversicherung, Zoll, Staatsanwaltschaft und Gerichte gehen mit diesen Begriffen auch extrem willkürlich um.

Im Übrigen ist auch das Vorschreiben der Kapitalgesellschaft für die Sub-Unternehmer kein wirksamer Schutz gegen den Vorwurf der Scheinselbständigkeit.

Diskussionen über Scheinselbständigkeit kommen regelmäßig auf, wenn Sub-Unternehmer wirtschaftlich scheitern oder sich mit ihren Auftraggebern überwerfen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, diesen Themen-Bereich sorgfältig zu bearbeiten.

Dabei sollten zu mindest die typischen Argumente der Rentenversicherung soweit es geht ausgeschaltet sein. Damit werden gerade die Qualitätssteuerung und die Qualifikation der Lieferanten bzw. der Mitarbeiter der Lieferanten schwieriger.

Mindeslohngesetz

Die Einhaltung von eindeutigen Gesetzen sollte der Normalfall sein. Fakt ist aber, dass gerade Sub-Unternehmer versuchen ihr Einkommen zu optimieren. In der Folge werden oft Spielräume genutzt, die scheinbar nicht beleuchtet werden.

Ein wichtiger Bereich sind die Zahlungen an Mitarbeiter. Dabei geht es nicht immer nur darum, dass die Mitarbeiter schlecht bezahlt werden. Es gibt genau so Modelle, bei denen Geld über Rechnungen an eine Tochtergesellschaft zum Beispiel in Bosnien verschoben wird. Dieses Geld wird dann dort quasi steuerfrei an die bosnischen Mitarbeiter ausgezahlt.

Das ist erst einmal bandenmäßige Steuerhinterziehung, die auf den Auftraggeber zurück fällt. Der Image-Schaden entsteht immer beim Auftraggeber. Das Problem in diesem Zusammenhang ist oft, dass das Mindestlohngesetz nicht eingehalten wird. Damit entsteht in Deutschland eine auch für den Auftraggeber ernst zu nehmende Straftat.

Es gibt zahlreiche ähnliche Modelle, die alle für Auftraggeber gefährlich sind.

Auftraggeber können sich vor diesen potentiellen Schäden nur dadurch schützen, dass die Einhaltung eines Mindestlohns sowie die Auditierung der Einhaltung durch einen Auditor vertraglich vereinbart wird. Der Auditor sollte eine dritte Person sein, das sonst der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit nahe liegt.

Gerne erarbeiten wir für Sie ein Konzept zur Auditierung Ihrer Partner.

Qualität

Sub-Lieferanten haben in erster Instanz kein Interesse an Qualität. Sie bekommen ihr Geld mit und ohne Qualität. Deshalb werden Instrumente der Qualitätssteuerung benötigt. 

Gerade im Reinigungsgewerbe gibt es oft unberechtigte Reklamationen durch Kunden. Damit Sie diese Reklamationen fair für Kunden und Sub-Auftragnehmer bearbeiten können, benötigne sie eine hochwertige Dokumentation der Arbeitsergebnisse.

In der Qualitätssteuerung ist wichtig, dass der Auftraggeber beim Lieferanten nicht durchgreift. Die Steuerung muss indirekt über vertragliche Incentivierung oder Castination erfolgen. Passiert die Qualitätssteuerung nicht indirekt, besteht die Gefahr der Scheinselbständigkeit.

Neben der vertraglichen Incentivierung oder Castination der Vertragspartner ist auch die externe Auditierung durch einen unabhängigen Partner ein wirksames Mittel zur Qualitätssteuerung.

Eine Auditierung durch den Auftraggeber legt nahe, dass es sich um eine Scheinselbständigkeit handelt.

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Qualitätsstandards und auditieren Ihre Sub-Lieferanten.

Fortlaufende Lieferanten-Qualifikation

In die richtige Auswahl der Sub-Lieferanten sollte etwas mehr Aufwand gesteckt werden. Nicht jeder Sub-Unternehmer passt zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Markenbild. Die Kriterien für die Auswahl sind

  • unternehmerische Eignung
  • Eignung als Führungskraft
  • Zuverlässigkeit
  • juristische Vorgeschichte (polizeiliche Führungszeugnisse der Führungskräfte und Eigentümer)

Sub-Lieferanten haben oft Defizite im Bereich Führung und Betriebswirtschaft. Aus diesem Grund sollten die Partner-Unternehmer qualifiziert werden. Dazu sollte unter dem Gesichtspunkt der Scheinselbständigkeit darauf geachtet werden, dass strickt zwischen der technischen Qualifikation und der Qualifikation als Unternehmer und Führungskraft differenziert wird.

Technische Abstimmungen und technische Qualifikation sind aus Sicht der Scheinselbständigkeit kein Problem. Diese kann der Auftraggeber selbst durchführen.

Die Qualifikation als Unternehmer und ganz besonders als Führungskraft sollte aber ausgelagert werden und durch einen Dritten, zum Beispiel durch die Unternehmensberatung Peter Saubert, erfolgen. Häufig kann diese Qualifikation durch Fördermittel des Bundes teilfinanziert werden. 

Mitarbeiter-Qualifizierung bei den Lieferanten

Ein extremer Durchgriff auf die Mitarbeiter ist die Qualifikation der Mitarbeiter. Dies wird in der Regel als deutliches Indiz für eine Scheinselbständigkeit interpretiert.

Bei der Qualifikation der Mitarbeiter muss auf die strikte Trennung von technischer Qualifikation bezogen auf die Zusammenarbeit und auf allgemeine Qualifikationen geachtet werden.

Qualifikationen, die nicht zwingend an Systeme des Auftraggebers gebunden sind, zum Beispiel Freundlichkeit, Konfliktmanagement, etc., sollten unbedingt auf wirtschaftlich unabhängige Drittanbieter verlagert werden.

Zusammenarbeitsbezogene technisch Qualifikationen müssen über Multiplikatoren in der Firma erfolgen. Aber auch hier sollte die Übertragung auf Drittanbieter favorisiert werden.

Kommunikation zwischen Sub-Lieferanten und Endkunden

Ihr Sub-Lieferant bestimmt Ihr Markenbild beim Kunden. Dass Kunden und Sub-Lieferanten kommunizieren, kann nicht verhindert werden. Sie sollten aus diesem Grund die Mitarbeiter Ihrer Sub-Lieferanten unbedingt qualifizieren.

Daneben ist es wichtig, alternative Kommunikationskanäle zu den Kunden, zum Beispiel über eine Fragen- und Beschwerden-Hotline oder einen Web-Seiten-Chat mit geschultem Personal, zu haben. Dabei sollte sich die Schulung des Kunden-Kommunikation-Personals nicht nur auf die Freundlichkeit und die Problemlösung konzentrieren. Es sollte auch ein Verständnis für die Lieferantensteuerung entstehen. Damit ist die Auslagerung dieser Hotlines zumindest eine weitere größere Schwierigkeit.

Zahlung der Sub-Lieferanten

Gerade von kaufmännischer Seite neigt man dazu, die Liquiditätsschöpfung auf die Sub-Lieferanten zu übertragen. Das ist gerade im Reinigungsgewerbe eine schlechte Idee. Die Leistung ist personalintensiv. Damit ist der Zahlungsstrom durch die Lohnzahlungen bestimmt.

Natürlich kann die Zahlung auf Ultimo plus 30 bis maximal 42 Tage gestreckt werden. Dann sollte das Geld aber zuverlässige beim Sub-Lieferanten eingehen.

In der Reinigungsbranache arbeiten viele Mitarbeiter, die finanziell mit dem Rücken zur Wand stehen. Für viele Sub-Lieferanten ist der potentielle Mitarbeiterpool durch Menschen mit großen Problemen beschrieben. Dazu gehören eben auch viele, die sich in Privatinsolvenz oder kurz davor befinden.

Erhalten die Mitarbeiter ihr Gehlat nicht pünktlich, führt das regelmäßig zu Unruhen und ggf. auch zu boshaften Aktionen gegen die vermeindlichen Verursacher. Wer also nicht grundlos mit Zoll und Steuerfahndung beschäftigt werden möchte, versucht diesen Menschen keinen Grund zu geben und zahlt Löhne zuverlässig.

Leider geben nicht alle Sub-Auftragnehmer die Zahlungen pünktlich weiter. Die pünktliche Zahlung der Löhne der  sollte vertraglich geregelt sein. Damit dies sichergestellt ist, sollte die pünktliche Zahlung der Löhne auch im Rahmen des Lieferantenaudits stichprobenhaft geprüft werden.

QMS

Qualifikation der eigenen Mitarbeiter

Damit Sie erfolgreich Sub-Lieferanten aufbauen können, benötigen Sie qualifizierte eigene Mitarbeiter. Diese müssen die Sub-Lieferanten verstehen als

  • Chance für Ihr Unternehmen und die eigene Arbeitsplatzsicherheit
  • gleichberechtigte Partner in der Zusammenarbeit

Ihre Mitarbeiter müssen aber auch lernen, dass sie nicht weisungsberechtigt sind und dass sie sich nicht in das Geschäft der Partner einmischen dürfen.

Typische Fehler beim Aufbau von Sub-Lieferanten

Was sind die wichtigsten Fehler, die beim Aufbau von Sub-Lieferanten gemacht werden?

  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit dem Mindestlohngesetz.
  • Es gibt kein Konzept zum Umgang mit Scheinselbständigkeit.
  • Qualifizierungen von Lieferanten und Mitarbeitern der Lieferanten wird nicht oder zu wenig ernst genommen.
  • Es gibt keine Werkzeuge zur Qualitätssteuerung.
  • Die Schnittstellen werden falsch festgelegt.
  • Es gibt unzureichende vertragliche Vereinbarungen.
  • Die Qualifikation der eigenen Mitarbeiter wird vergessen.
  • Es wird direkt in die Geschäftsprozesse der Partner eingegriffen.

QMS

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