Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 4: Die Buchhaltung der GmbH
Bearbeitungsstand: Juli 2025
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95% der GmbH-Geschäftsführer wissen nicht, was eine GmbH ist.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Der Beitrag soll aus kaufmännischer Sicht einen Blick auf die Risiken und Funktionen der GmbH werfen. Für rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht. Für steuerliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater mit GmbH-Kompetenzen.
Für wen schreibe ich diese Informationen?
Diese Informationen sind für Menschen, die über die Gründung einer GmbH nachdenken. Es ist leider sehr viel geworden, was nicht überrascht. Diesen Gründerinnen und Gründern möchte ich eine Orientierung geben, und deutlich machen, dass die Gründung einer GmbH weitgehende Konsequenzen hat. Nutzen Sie unseren KI-ChatBot, um Inhalte zu suchen oder spezielle Fragen zu stellen. Und natürlich kann Beratung durch uns auch helfen.
Wenn Sie dies hier lesen, gehe ich davon aus, dass Sie entweder Unternehmer sind oder das 1×1 der Gründung schon gelesen haben.
Inhalt
Die Buchhaltung der GmbH: Doppelte Buchführung
Was ist doppelte Buchführung?
Warum „doppelt“? Die zwei Perspektiven
Das „doppelte“ in der doppelten Buchführung bezieht sich auf zwei zentrale Aspekte:
- Jeder Geschäftsvorfall betrifft mindestens zwei Konten: Wenn Sie zum Beispiel Büromaterial kaufen und bar bezahlen, betrifft dies das Konto „Büromaterial“ (es wird mehr) und das Konto „Kasse“ (es wird weniger).
- Zwei Darstellungen des Unternehmenserfolgs: Der Erfolg (Gewinn oder Verlust) kann auf zwei Arten ermittelt werden:
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- Durch Bestandsvergleich (Bilanz): Eigenkapital am Jahresende minus Eigenkapital am Jahresanfang (korrigiert um Privatentnahmen/-einlagen).
- Durch Erfolgsrechnung (GuV): Erträge minus Aufwendungen.
Beide Wege müssen zum selben Ergebnis führen.
Die Bausteine der doppelten Buchführung
Bilanz
Die Bilanz ist das „Foto“ oder das Standbild des Vermögens und der Schulden zu einem bestimmten Tag.
Aktiva (Vermögenswerte, Kapitalverwendung, Kapitaleinsatz) – Die linke Seite – Wo ist das Kapital im Geschäft gebunden?: Zeigt die Vermögensverwendung und gliedert sich im Wesentlichen in:
- Anlagevermögen: Langfristig im Unternehmen verbleibende Vermögensgegenstände (z.B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Patente).
Umlaufvermögen: Kurzfristig im Unternehmen verbleibende oder schnell liquidierbare Vermögensgegenstände (z.B. Kasse, Bankguthaben, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorräte).
Passiva (Kapitalherkunft, Finanzierung des Unternehmens) – Die rechte Seite – Woher kommt das Kapital?: Zeigt die Mittelherkunft (Finanzierungsquellen) und gliedert sich im Wesentlichen in:
- Eigenkapital: Das Kapital, das die Eigentümer in das Unternehmen eingebracht haben oder das durch Gewinne erwirtschaftet wurde und im Unternehmen verbleibt (z.B. Stammkapital, Gewinnrücklagen).
- Fremdkapital: Kapital, das dem Unternehmen von Dritten zur Verfügung gestellt wurde und zurückgezahlt werden muss (z.B. Bankdarlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen).
Das Grundprinzip der Bilanz ist die Bilanzgleichheit beziehungsweise Bilanzgleichung:
Aktiva = Passiva
Die Summe der Vermögenswerte muss immer der Summe des Kapitals entsprechen.
T-Konten
Die „T-Konten“ sind die Quelle der einzelne Positionen der Bilanz und der GuV. Jedes Konto hat zwei Seiten:
- Soll (linke Seite)
- Haben (rechte Seite)
Die Bezeichnung Soll und Haben sind dabei ohne eine Bedeutung. Das sind Eigennamen. Sie können statt ‚Soll‘ auch ‚links‘ oder statt ‚Haben‘ auch ‚rechts‘ sagen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – Die „Filmdokumentation“ des Erfolgs
Die GuV ist eine zeitraumbezogene Darstellung aller Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens. Sie zeigt, wie der Erfolg einer Periode entstanden ist. Der Erfolg ist der Gewinn oder der Verlust des Unternehmens. Am Ende einer Periode werden die Salden aller Aufwands- und Ertragskonten in das GuV-Konto übertragen.
Der Gewinn oder Verlust wird dann in das Eigenkapitalkonto in der Bilanz übertragen. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust mindert es.
Der Buchungskreislauf – Vom Geschäftsvorfall zum Jahresabschluss
Die doppelte Buchführung folgt einem festen Kreislauf:
- Geschäftsvorfall: Etwas passiert (z.B. Kauf von Ware, Verkauf an Kunden, Zahlung der Miete).
- Beleg: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachweisbar sein (Rechnung, Quittung, Kontoauszug). Es git die Regel: „Keine Buchung ohne Beleg!“
- Grundbuch (Journal): Alle Geschäftsvorfälle werden chronologisch erfasst (Datum, Beschreibung, Betrag, betroffene Konten). Dies ist der „laufende Bericht“.
- Hauptbuch: Die Einträge aus dem Grundbuch werden auf die entsprechenden T-Konten im Hauptbuch übertragen (systematische Erfassung). Hier sehen Sie die Entwicklung jedes einzelnen Kontos.
- Nebenbücher: Für bestimmte Bereiche gibt es oft separate Nebenbücher (zum Beispiel Lohnbuchhaltung, Lagerbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Offene-Posten-Buchhaltung). Die Summen dieser Bücher fließen ins Hauptbuch ein.
- Saldenbildung: Am Ende einer Periode (Monat, Quartal, Jahr) werden die Salden der einzelnen Konten ermittelt.
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Ist eine Zwischenauswertung der Salden zur Steuerung des Unternehmens.
- Jahresabschluss: Am Ende des Geschäftsjahres:
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- Inventur: Körperliche Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden.
- Bestandsabschluss (Bilanz): Alle Aktiv- und Passivkonten werden abgeschlossen, und deren Salden fließen in die Bilanz ein.
- Erfolgsabschluss (GuV): Alle Aufwands- und Ertragskonten werden abgeschlossen, deren Salden in die GuV überführt, und der Gewinn/Verlust ermittelt. Dieser wird dann ins Eigenkapital der Bilanz übertragen.
- Eröffnungsbilanz: Die Schlussbilanz des Vorjahres wird zur Eröffnungsbilanz des neuen Jahres.
Ein guter Steuerberater wird dafür sorgen, dass er diesen Kreislauf problemfrei hinbekommt. Dazu wird er Sie als Geschäftsführer, wenn dies notwendig ist, teilweise unangenehm ärgern. Sorgen Sie dafür, dass der Steuerberater die Buchhaltung problemlos hinbekommt. Er haftet zwar dem Geschäftsführer und der Gesellschaft gegenüber. Aber nach außen hin haften Sie als Geschäftsführer.
Vorteile der doppelten Buchführung
Der Aufstieg der großen Bankiers- und Kaufmannsdynastien um das Jahr 1500 herum hatte einen wesentlichen Grund: Die Einführung der doppelten Buchführung. Damit war es möglich, einen genauen Überblick über die tatsächlichen Vermögensverhältnisse und die tatsächlichen Gewinne zu bekommen.
Das Prinzip „Soll = Haben“ ermöglicht eine eingebaute arithmetische Kontrolle. Stimmen die Summen nicht überein, liegt ein Fehler vor. Sie haben also eine sehr hohe Sicherheit, dass Ihre Buchhaltung stimmt. Damit liefert die doppelten Buchführung verlässliche Daten für strategische und operative Entscheidungen (zum Beispiel Investitionen, Preiskalkulation, Finanzplanung).
Bei Finanzierungsanfragen von Bestandsunternehmen ist eine meiner ersten Fragen: Kann ich eine Bilanz sehen? Mit der Bilanz erkennt man in der Regel alle großen Probleme der GmbH sofort und kann die Chancen auf eine Finanzierung einschätzen.
Für Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs ist die doppelten Buchführung gesetzlich vorgeschrieben und damit Voraussetzung für die Anforderungen der GoBD.
Der wichtigste Nachteil der doppelten Buchführung
Der wichtigste Nachteil der doppelten Buchführung ist: Wenn Sie kein Bilanzbuchhalter, Steuerberater oder etwas ähnliches sind, werden Sie diese Buchführung in keinem Fall selbst machen. Sie sind dann nicht einmal in der Lage, eine Gewerbesteuererklärung oder Körperschaftsteuererklärung abzugeben. Sie werden massiv Stress mit dem Finanzamt bekommen, weil Sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) massiv verletzten.
Vergessen Sie jeden Gedanken einer Buchführung mit Excel oder etwas Ähnlichem für die GmbH. Das führt dazu, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung verwirft und Sie schätzt. Sie haben dann auch kein Mittel, um gegen die Entscheidung des Finanzamtes vorzugehen.
Sollten Sie sich mit dem Gedanken tragen, dass Sie das selbst machen können und Sie sind nicht Bilanzbuchhalter oder Steuerberater, können wir Sie nicht beraten.
Steuern der GmbH
Daneben zahlt die GmbH immer auch Körperschaftsteuer. Die Körperschaftsteuer beträgt aktuell 15% des Gewinns und soll in den nächsten Jahren sinken. Auf die Körperschaftsteuerzahlung kommt eine weitere Steuer, der Solidaritätszuschlag. Dieser beträgt 5,5% der Körperschaftsteuer.
