Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 5: Die Haftung des GmbH-Geschäftsführers
Bearbeitungsstand: Juli 2025
Google Bewertungen
95% der GmbH-Geschäftsführer wissen nicht, was eine GmbH ist.
Für wen schreibe ich diese Informationen?
Wenn Sie dies hier lesen, gehe ich davon aus, dass Sie entweder Unternehmer sind oder das 1×1 der Gründung schon gelesen haben.
Inhalt
Was ist ein Geschäftsführer?
Wesentliche Ausprägungen der Treuepflicht sind
- die Verschwiegenheitspflicht bezüglich Geschäftsgeheimnissen der GmbH
- ein Wettbewerbsverbot, das den Geschäftsführer verpflichtet, während seiner Tätigkeit (und bei entsprechender Vereinbarung auch darüber hinaus) im Geschäftszweig der Gesellschaft keine Geschäfte im eigenen oder fremden Namen vorzunehmen: Das gilt prinzipiell auch, wenn Sie Alleingesellschafter sind, es sei denn, Sie haben sich davon im Gesellschaftervertrag entbunden.
- Pflicht, der Gesellschaft keinen Schaden zuzufügen und Schaden von ihr abzuwenden: Das bedeutet auch, dass der private Konsum nicht aus der GmbH finanziert wird.
- Ergreifen von Maßnahmen zum Schutz des Gesellschaftsvermögens
Begriffsunterschiede: Inhabergeschäftsführer, Gesellschaftergeschäftsführer, Vorstand
Inhabergeschäftsführer – Geschäftsführender Inhaber
Ein Inhabergeschäftsführer ist eine Person, die sowohl Eigentümer (Inhaber) des Unternehmens als auch Geschäftsführer ist. Das kommt typischerweise bei kleinen GmbHs oder Ein-Personen-GmbHs vor. Der Inhaber leitet das Unternehmen selbst und hält zugleich Anteile an der Gesellschaft. Der Begriff Inhabergeschäftsführer wird oft in der gleichen Bedeutung wie der Gesellschaftergeschäftsführer verwendet, wenn der Gesellschaftergeschäftsführer Alleingesellschafter ist.
Gesellschaftergeschäftsführer – Geschäftsführender Gesellschafter
Ein Gesellschaftergeschäftsführer ist ein Geschäftsführer, der zugleich Gesellschafter (also Anteilseigner) der GmbH ist. Er führt die Geschäfte und ist gleichzeitig (Mit-)Eigentümer der Gesellschaft. In vielen mittelständischen GmbHs ist dies die Regel.
Vorstand
Der Vorstand ist das Leitungsorgan einer Aktiengesellschaft (AG) und unterscheidet sich grundlegend von der Geschäftsführung einer GmbH. Der Vorstand führt die Geschäfte eigenverantwortlich, vertritt die AG nach außen und ist nicht an Weisungen der Aktionäre oder des Aufsichtsrats gebunden. Die Bestellung und Kontrolle des Vorstands erfolgt durch den Aufsichtsrat. Im Gegensatz zum Geschäftsführer einer GmbH ist der Vorstand typischerweise ein Kollegialorgan, bestehend aus mehreren Personen.
Pflichten des Geschäftsführers
Allgemeine dauernde Pflichten
Mit der Stellung als Geschäftsführer gehen umfangreiche Pflichten und Haftungsrisiken einher. Dazu gehören die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Geschäftsmannes, die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD), die Einhaltung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten sowie die Insolvenzantragspflicht.
Als allererstes ist die Geschäftsführung zur Leitung des Tagesgeschäfts und Umsetzung von Entscheidungen der Gesellschafterversammlung zuständig. Zu den Pflichten des Geschäftsführers gehört damit auch, dass Sie über die Geschäftsadresse tatsächlich ab dem ersten Tag erreichbar sind. Ihre Aufgabe ist Erfüllung des tatsächlichen Unternehmensgegenstandes gemäß Satzung, Organisation und Verwaltung des Unternehmens und die Wahrnehmung der Interessen der Gesellschaft in allen Belangen nach außen sowie im Tagesgeschäft. Nach außen bedeutet auch: Sie vertreten die GmbH vor Gericht in allen Rechtsstreitigkeiten. (§§ 35, 36 GmbHG)
Im Tagesgeschäft ist wichtig zu wissen, dass die Geschäftsführungsbefugnis durch den Gesellschaftsvertrag, die Geschäftsordnung oder Gesellschafterbeschlüsse beschränkt werden kann. Das werden Sie als Geschäftsführender Gesellschafter in der Regel nicht machen, aber Sie sollten das im Auge behalten. Zudem findet die Befugnis dort ihre Grenzen, wo das GmbHG ausdrücklich der Gesellschafterversammlung Aufgaben zuweist, beispielsweise bei der Feststellung des Jahresabschlusses oder der Bestellung von Prokuristen.
Zur Organisation des Tagesgeschäfts gehört als Pflicht des Geschäftsführers der Aufbau einer angemessenen Organisationsstruktur, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht und praktikabel ist. Dies umfasst auch die Implementierung von internen Kontrollmechanismen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Gerade an diesem Controllingsystem scheitert es oft. Sie müssen zum Beispiel sicherstellen, dass der Steuerberater die Steuererklärungen und Abschlüsse richtig und rechtzeitig erstellt. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Liquiditätsplanung aktuell ist und Sie mögliche Unternehmenskrisen frühzeitig erkennen können.
Sie müssen darauf achten, dass keine verbotenen Auszahlungen, wie zum Beispiel versteckte Gewinnausschüttungen, überzogene Darlehen an Gesellschafter ohne adäquate Sicherheiten an die Gesellschafter erfolgen, die dazu führen würden, dass das Stammkapital oder Teile davon ausgeschüttet werden könnten, obwohl die Gesellschaft dies nicht mehr durch Gewinne oder freie Rücklagen decken kann. Verstoßen Sie gegen dieses Verbot, können Sie persönlich haftbar gemacht werden. Darauf können Haftstrafen fällig werden. Die ausgezahlten Beträge müssen von den Gesellschaftern zurückgezahlt werden. (Verstoß gegen den Kapitalerhaltungsgrundsatz § 30 GmbHG)
Als Geschäftsführer haben Sie umfassende Informations- und Mitteilungspflichten gegenüber den Gesellschaftern. Dazu gehört die selbständige Information der Gesellschafter wichtige Geschäftsvorfälle, die Beantwortung der Anfrage der Gesellschafter und die Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung bei wichtigen Anlässen oder wenn es das Interesse der Gesellschaft erfordert. (§ 49 GmbHG)
Wenn die Hälfte des Stammkapitals „aufgebraucht“ ist (d.h., wenn die Bilanz ergibt, dass das Vermögen der Gesellschaft nur noch die Hälfte des Stammkapitals deckt), sind Sie als Geschäftsführer verpflichtet, unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einzuberufen und die Gesellschafter über den Verlust zu informieren. (Verlustanzeige nach § 49 Abs. 3 GmbHG) Dies ist eine wichtige Warnfunktion für die Gesellschafter und ein Indikator für eine mögliche Schieflage.
Achtung: Insolvenzantragspflicht in Deutschland (§ 15a InsO)!
Es gibt zwei zentrale Insolvenzgründe, die zur Antragspflicht führen:
- Zahlungsunfähigkeit
- Überschuldung
Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO): Eine Gesellschaft ist zahlungsunfähig, wenn sie ihre fälligen Zahlungspflichten nicht erfüllen kann. Dies ist der Fall, wenn sie ihre Zahlungen eingestellt hat. Es wird vermutet, dass Zahlungsunfähigkeit vorliegt, wenn der Schuldner seine Zahlungen eingestellt hat.
Eine rechtliche Beratung durch einen Fachanwalt ist in dieser Situation unausweichlich. Hier droht der Straftatbestand der Insolvenzverschleppung (§ 15a InsO).
Überschuldung (§ 19 InsO): Eine Gesellschaft ist überschuldet, wenn ihr Vermögen die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich (positive Fortführungsprognose). Das heißt, die Schulden sind größer als das Vermögen.
Eine rechtliche Beratung durch einen Fachanwalt ist in dieser Situation fast immer unausweichlich. Hier droht der Straftatbestand der Insolvenzverschleppung (§ 15a InsO).
Damit Sie erkennen können, ob Sie überschuldet oder potentiell zahlungsunfähig sind, ob das Stammkapital angegriffen oder aufgebraucht ist und damit Sie auskunftsfähig gegenüber Behörden und Gesellschaftern sind, benötigen Sie ein Buchhaltung nach den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) Für die Buchführung ist nach außen hin nicht der Steuerberater verantwortlich. Sie als Geschäftsführer sind verantwortlich.
Pflichten nach der Gründung
Nach der Gründung bis zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister firmiert die GmbH als Vorgründungsgesellschaft unter GmbH i.G. Das i.G. steht für „in Gründung“. Mit der Eintragung in das Handelsregister ändert sich die Firmierung zu GmbH.
Während der Gründungsphase haften Geschäftsführer persönlich für Verbindlichkeiten. Die notwendigen Schutzmaßnahmen umfassen:
- Klare Bezeichnung als „i.G.“
- Begrenzung auf unbedingt notwendige Geschäfte
- Rückstellungsbildung für Haftungsrisiken
Als Geschäftsführung müssen Sie an der Eintragung zum Handelsregister und an der Erlangung der Rechtsfähigkeit mitwirken. In der Regel wird dies aber durch den Notar erledigt. Die elektronische Anmeldung durch den Notar gemäß § 7 GmbHG umfasst:
- Gesellschafterliste mit Anteilsverhältnissen
- Geschäftsführerbestellung mit Vertretungsbefugnissen
- Sitzungsnachweis des Gesellschafters
- Einlagennachweise
Das Registergericht prüft binnen 2 bis 4 Wochen:
- Ordnungsgemäße Kapitalaufbringung
- Rechtmäßigkeit der Firma (Namen, Geschäftszweck, Kapitalnachweis)
- Vollständigkeit der Dokumente
Bei Einbringung von Sachwerten (§ 5 Abs. 4 GmbHG) verlängert sich das Verfahren durch:
- Unabhängige Bewertungsgutachten
- Notarielle Dokumentation des Wertes
- Registergerichtliche Prüfung der Angemessenheit
Mit Eintragung erlangt die GmbH Rechtsfähigkeit (§ 11 GmbHG) und die Haftungsbeschränkung tritt in Kraft. Der Registerauszug wird zum Nachweis gegenüber Banken und Behörden benötigt.
Eintragung in das Transparenzregister inklusive der wirtschaftliche Berechtigten: Innerhalb von 14 Tagen nach Handelsregistereintrag muss die GmbH gemäß § 20 GwG (Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG)) wirtschaftlich Berechtigte melden, die:
- Über 25% der Anteile oder Stimmrechte verfügen
- Kontrolle durch sonstige Vereinbarungen ausüben
- Bei fehlenden Berechtigten sind die Geschäftsführer als meldepflichtig einzutragen
Die Meldung erfolgt elektronisch über das Bundesverwaltungsamt (https://www.transparenzregister.de/) und erfordert:
- Kopien von Ausweisdokumenten
- Gesellschafterstrukturanalyse
- Evtl. Stimmrechtsvereinbarungen
Weiterhin ist nach der Eintragung zum Handelsregister die Gewerbeanmeldung notwendig (§ 14 GewO). Das Verfahren ist abhängig von der Region. Es kann notwendig sein, dass Sie dazu auf das Gewerbeamt müssen. Es kann auch elektronisch möglich sein.
Die Anmeldung muss enthalten:
- Gesellschaftsname und Sitz
- Genauer Unternehmensgegenstand laut Handelsregistereintrag
- Handelsregisternummer
- Geschäftsführerdaten
- Adresse der Betriebsstätte
- Geplantes Datum des Beginns des Gewerbes (kurz vor Jahresende kann es Sinn machen, den Termin auf den 01.01. zu verlegen, um keine Gewerbesteuererklärung für das Rumpfjahr machen zu müssen.
Und ebenfalls nach der Eintragung zum Handelsregister muss die steuerliche Erfassung beim Finanzamt gemacht werden. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 137 AO) ist binnen eines Monats einzureichen und umfasst:
- Angaben zur voraussichtlichen Umsatzhöhe
- Gewinnprognosen für Körperschaftsteuer
- Betriebsstättenverzeichnis
- Wahl des Umsatzsteuersatzes
Beizufügende Dokumente:
- Handelsregisterauszug
- Gesellschaftsvertrag
- Eröffnungsbilanz
- Vollmachten für Steuerberater
Direkter Kontakt zu Peter Saubert
D&O-Versicherung – Die Möglichkeit einer teilweisen Absicherung der Geschäftsführerhaftung
Wofür ist sie für einen GmbH-Geschäftsführer wichtig?
Als GmbH-Geschäftsführer haben Sie eine hohe Verantwortung und können bei Pflichtverletzungen persönlich mit Ihrem Privatvermögen haften. Dies kann gravierende finanzielle Folgen haben. Eine D&O-Versicherung schützt Sie zumindest teilweise vor diesen finanziellen Risiken, indem sie Vermögensschäden abdeckt, die durch Fehlentscheidungen oder Pflichtverletzungen im Rahmen Ihrer Geschäftsführertätigkeit entstehen.
Was deckt eine D&O-Versicherung ab?
Vermögensschäden: Die Versicherung deckt finanzielle Schäden ab, die dem Unternehmen selbst (Innenhaftung) oder Dritten (Außenhaftung, z.B. Kunden, Lieferanten, Gesellschafter) durch Fehler des Geschäftsführers entstehen.
Abwehr unberechtigter Ansprüche (passiver Rechtsschutz): Dies ist ein sehr wichtiger Bestandteil der D&O-Versicherung. Sie übernimmt die Kosten für Anwälte, Gutachter und Gerichtsverfahren, um unberechtigte Schadensersatzansprüche abzuwehren. Da Haftungsansprüche gegen Manager oft komplex und umstritten sind, ist dieser Abwehrschutz von großer Bedeutung.
Der Versicherungsschutz gilt für
Innenhaftung: Wenn die GmbH zum Beispiel durch den Insolvenzverwalter selbst Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer geltend macht (z.B. wegen schlechter Investitionen, fehlerhafter Buchhaltung, Missachtung von Gesellschafterbeschlüssen).
Außenhaftung: Wenn Dritte (z.B. Kunden, Gläubiger, Behörden) Ansprüche gegen den Geschäftsführer stellen, etwa wegen Insolvenzverschleppung, Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuervergehen.
Unsere Empfehlung rund um Versicherungsberatung
Über die vielen Jahre habe ich vor allem eins über Versicherungen gelernt: Die meisten Versicherungskonzepte benötigen eine umfassende Analyse und sehr viel Wissen und Erfahrungen. Im Laufe des Lebens ändert sich viel und das Absicherungskonzept muss immer wieder angepasst. Einiges erübrigt sich. Anderes kommt dazu. Sicher gibt es einzelne einfache Versicherungen, die ein Gründer selbst verstehen kann. Allerdings sind die meisten Versicherungskonzepte zu umfangreich, dass ein juristischer Laie ohne Erfahrungen in der Risikobewertung diese verstehen kann. Aus der Gründungsberatung weiß ich: Den meisten Menschen sind die Risiken, die sie jeden Tage eingehen, nicht ansatzweise bekannt. Dann ist es gut, wenn man sich auf einen Beratungspartner verlassen kann, der mich als langfristigen Kunden betrachtet und nicht schnell ein paar Euro Provision einstecken will.
Es ist wirklich sinnvoll, sich zu Versicherungen gründliche beraten zu lassen. Allerdings sollten Sie sich nichts aufschwatzen lassen. Die einzige Versicherung, die wirklich jeder braucht, ist die Betriebshaftpflicht-Versicherung (Gewerbetreibende) beziehungsweise die Berufshaftpflicht-Versicherung (Freiberufler).
Ein häufiger Aspekt für den Schritt in die Selbstständigkeit ist die Möglichkeit der privaten Krankenversicherung. Lassen Sie sich dazu gerne beraten. Allerdings ist dieser Schritt oft erst sinnvoll, wenn Sie wissen, dass Sie erfolgreich sein werden.
Mein persönlicher Berater in Versicherungsfragen ist Rainer Neumann. Ich habe in den 1990er Jahren nach einer privaten Krankenversicherung gesucht. Bei der Stiftung Warentest wurde ich dann fündig. Ich schrieb die Hallesche Krankenversicherung -den Test-Sieger- an und bat um ein Angebot. Die Versicherung hat mir damals kein Angebot gesendet, sondern sinngemäß geantwortet: "Melden Sie sich doch bitte bei Rainer Neumann. Herr Neumann sitzt unter der Adresse ..." Diese Adresse war bei mir direkt um die Ecke. Er war faktisch mein Nachbar. Mir war das Firmenschild noch nie aufgefallen.
Genau so kenne ich jetzt Rainer Neumann: Unaufdringlich, aber da, wenn man ihn braucht und immer in meinem Interesse unterwegs. Er hat mir immer wieder geholfen, gut Verträge zu machen und Geld zu sparen. Er ist der einzige Versicherungsberater, bei dem auf dem Beratungsbericht immer stand "Produktwahl wie durch den Berater empfohlen". Das ist für die Haftung wichtig, weil so die Versicherung für Beratungsfehler haftet. Die meisten Berater schreiben "Produktwahl wie vom Kunden gewünscht", so dass die Versicherung nicht für Beratungsfehler haftet. Er hat mich aber auch direkt zur Konkurrenz geschickt, wenn es da bessere Leistungen oder günstigere Preise gab. Umso mehr habe ich mich gefreut, dass er heute eben nicht mehr exklusiv eine Versicherungsgruppe vertritt, sondern die meisten wichtigen Versicherungen heute direkt als Versicherungsberater vertritt. Damit konnte ich alle meine Versicherungen von Rainer Neumann vertreten lassen.
Rainer Neuman
Neumann & Partners GmbH
Melanie Neumann
Neumann & Partners GmbH
Meine Firma wurde als Ausschließlichkeitsagentur in der Versicherungsbranche 1984 von mir, Rainer Neumann, gegründet. Sehr lange wurden nur Produkte der Hallesche und Alte Leipziger (ALH-Gruppe) angeboten.
Die Agentur wuchs und wurde erfolgreich, aber es gab immer wieder Probleme, da wir als Ausschließlichkeitsagentur nicht immer für alle Produkte gute Angebote hat und somit der Kunde aber man auch selbst als Berater unzufrieden ist. In dieser Phase habe ich Herrn Saubert als Kunde vor über 25 Jahren gewonnen und ihn bei den guten Produkten der ALH-Gruppe betreut. Bei anderen Produkten habe ich Empfehlungen ausgesprochen, wer gut ist. Leider konnte aber die Versicherungen selbst nicht anbieten.
Wir wollten unsere Kunden nicht im Stich lassen. Deshalb versuchten wir die Ausschließlichkeit zu beenden. Es dauerte sehr lange, bis wir durch Verhandlungen mit der ALH-Gruppe unsere Agentur in eine Mehrfachagentur umstellen konnten und doch alle Verträge/Kunden weiter betreuen können.
Nun können wir fast alle Versicherungsgesellschaften unseren Kunden anbieten.
In den gut 40 Jahren Jahren ist die Agentur personell auch gewachsen. Wir sind aktiv mit 5 Außendienstmitarbeitern und 2 ½ Innendienstkräften. Es sind alles jüngeren Außendienstkräfte sind gelernte Versicherungskaufleute und nun auch an meiner GmbH beteiligt. Zum Team gehört, und darauf bin ich besonders stolz, auch meine Tochter.
Durch meine Tätigkeit in 2 Berufsverbänden (AVV und BVK) sind wir sehr gut vernetz und finden oft Lösungen für unsere Kunden, die nicht üblich sind.
Gerade für (Jung)-Selbständige sind die Fragen „Zahle ich in die Rentenversicherung ein?" "Wähle ich eine private oder eine gesetzliche Krankenkasse?“ Weichenstellungen, die vorher gut überlegt werden sollten. Hier haben wir eine hohe Beratungskompetenz. Auch Herrn Saubert durfte ich dazu beraten.
Da wir inzwischen fast alle Versicherungsgesellschaften in Deutschland vertreten, können wir auch zum Start in den Sachversicherungen gute und günstige Lösungen anbieten.
Wenn Sie die Kontaktform ausfüllen, werden Sie direkt von Rainer Neumann (Neumann & Partners GmbH) oder einem seiner Mitarbeiter angerufen bzw. angeschrieben.
