Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 3: Praktizieren der GmbH – Der Betrieb Ihres Unternehmens
Bearbeitungsstand: Juli 2025
Google Bewertungen
95% der GmbH-Geschäftsführer wissen nicht, was eine GmbH ist.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Der Beitrag soll aus kaufmännischer Sicht einen Blick auf die Risiken und Funktionen der GmbH werfen. Für rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht. Für steuerliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater mit GmbH-Kompetenzen.
Für wen schreibe ich diese Informationen?
Diese Informationen sind für Menschen, die über die Gründung einer GmbH nachdenken. Es ist leider sehr viel geworden, was nicht überrascht. Diesen Gründerinnen und Gründern möchte ich eine Orientierung geben, und deutlich machen, dass die Gründung einer GmbH weitgehende Konsequenzen hat. Nutzen Sie unseren KI-ChatBot, um Inhalte zu suchen oder spezielle Fragen zu stellen. Und natürlich kann Beratung durch uns auch helfen.
Wenn Sie dies hier lesen, gehe ich davon aus, dass Sie entweder Unternehmer sind oder das 1×1 der Gründung schon gelesen haben.
Inhalt
Praktizieren der GmbH – Der Betrieb Ihres Unternehmens
Im Teil über die Gründung der GmbH haben wir immer wieder über die ordnungsgemäße Errichtung gehört. Ob eine GmbH wirklich ordnungsgemäß errichtet wurde, entscheidet sich auch daran, ob die GmbH wirklich praktiziert wird. Was bedeutet das?
Es geht darum, ob die formale Gründung einer GmbH auch tatsächlich mit einer entsprechenden Geschäftstätigkeit und Einhaltung der gesellschaftsrechtlichen Pflichten einhergeht. „Praktiziert werden“ bedeutet, dass die GmbH nicht nur auf dem Papier existiert, sondern auch tatsächlich als eigenständiges Rechtssubjekt am Wirtschaftsleben teilnimmt und die dafür vorgesehenen Pflichten und Strukturen beachtet werden. Dazu muss die GmbH den im Gesellschaftsvertrag festgelegten Geschäftszweck verfolgen und tatsächlich am Markt agieren (Verträge schließen, Rechnungen schreiben, Leistungen erbringen etc.).
Das Stammkapital darf nicht verdeckt an die Gesellschafter zurückgezahlt werden. Gewinne dürfen nur nach entsprechenden Beschlüssen und bei ausreichender Deckung sowie Liquidität ausgeschüttet werden.
Die GmbH muss als eigenständige juristische Person behandelt werden, getrennt von den Privatvermögen der Gesellschafter. Das bedeutet:
- Es muss ein eigenes Geschäftskonto für die GmbH geben, über das alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben abgewickelt werden. Zahlungen privat sollten möglichst vermieden werden.
- Eine ordnungsgemäße Buchführung der GmbH muss geführt werden, die das Vermögen und die Geschäftsvorfälle der GmbH sauber von denen der Gesellschafter trennt.
- Verträge zwischen der GmbH und ihren Gesellschaftern (z.B. Geschäftsführer-Anstellungsvertrag, Mietverträge über Räumlichkeiten des Gesellschafters an die GmbH) müssen zu marktüblichen Konditionen und unter Beachtung der gesellschaftsrechtlichen Vorgaben (z.B. § 181 BGB, verdeckte Gewinnausschüttung) abgeschlossen werden. In der Regel gilt, dass alle Verträge so gestaltet sind, wie sie unter Unbekannten gestaltet werden würden. Damit gibt es faktisch ein Schriftformerfordernis für fast alle Verträge mit Gesellschaftern.
- Die GmbH sollte als solche erkennbar sein (z.B. durch Firmenstempel, Briefköpfe, Impressum auf der Webseite mit dem Zusatz „GmbH“).
- Es müssen regelmäßige oder anlassbezogene Gesellschafterversammlungen durchgeführt werden, um die notwendigen Beschlüsse zu fassen. Ich empfehle ein Intervall vergleichbar zur Steuerpflicht. Für kleine GmbHs bedeutet das alle 3 Monate zur Information über die Geschäftsentwicklung und zur Vorstellung der aktuellen Liquiditätsplanung. Weitere Themen für die Gesellschafterversammlung sind die Feststellung des Jahresabschlusses mit der Entlastung der Geschäftsführung, die Ergebnisverwendung und damit die Ausschüttungsbeschlüsse und vieles mehr.
- Erfüllung der Publizitätspflichten: Die Jahresabschlüsse müssen fristgerecht beim Bundesanzeiger veröffentlicht werden.
Organe der GmbH
Die GmbH verfügt mindestens immer über zwei Organe: Die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführung. Mitunter kann auch ein Beirat als Organ installiert werden. Ob ein Beirat sinnvoll ist oder nicht, kann nicht pauschal gesagt werden.
In einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) gibt es eine klare Trennung zwischen der Gesellschafterversammlung und der Geschäftsführung. Das muss jeder Gründer einer GmbH verstanden haben.
Die Gesellschafterversammlung – Das oberste Willensbildungsorgan der GmbH
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der GmbH. An die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung ist die Geschäftsführung gebunden, wenn die Entscheidung nicht gegen geltendes Recht verstößt.
Die Gesellschafterversammlung besteht aus allen Gesellschaftern (Eigentümern) der GmbH und ist für die grundlegenden strategischen und strukturellen Entscheidungen der Gesellschaft zuständig. (Die Gesellschafterversammlung heißt bei einer AG Aktionärsversammlung.) Man könnte Gesellschafterversammlung als die „Legislative“, das heißt die gesetzgebendes Versammlung, der GmbH bezeichnen.
Wesentliche Aufgaben und Befugnisse der Gesellschafterversammlung sind:
- Die Gesellschafterversammlung ernennt die Geschäftsführer, legt deren Anstellungsverträge fest und kann sie auch wieder abberufen. Sie entlastet die Geschäftsführer auch für ihre Tätigkeit.
- Die Gesellschafterversammlung prüft und genehmigt den von der Geschäftsführung erstellten Jahresabschluss und entscheidet über die Verwendung des Gewinns (z.B. Ausschüttung an die Gesellschafter oder Thesaurierung).
- Änderungen des Gesellschaftsvertrags (Satzung) sind ausschließlich Sache der Gesellschafterversammlung.
- Dazu gehören Entscheidungen, die den Bestand der Gesellschaft berühren, wie zum Beispiel Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen, Umwandlungen, die Auflösung der GmbH etc.
- Die Gesellschafterversammlung kann der Geschäftsführung Weisungen erteilen, sowohl allgemeine Vorgaben für die Geschäftspolitik als auch Anweisungen für Einzelfälle.
- Sie überwacht die Tätigkeit der Geschäftsführung und kann Maßnahmen zur Prüfung und Überwachung ergreifen. Die Gesellschafterversammlung entlastet die Geschäftsführung oder verweigert die Entlastung der Geschäftsführung.
- Bei Pflichtverletzungen kann die Gesellschafterversammlung Ersatzansprüche gegen Geschäftsführer oder andere Gesellschafter geltend machen.
- Je nach Befugnis der Geschäftsführung können Entscheidungen der Geschäftsführung unter Zustimmungsvorbehalt der Gesellschafterversammlung stehen.
Die Geschäftsführung – Das ausführende Organ der GmbH
Die Geschäftsführung ist das leitende und vertretende Organ der GmbH. Sie ist für die operative Führung des Unternehmens zuständig und vertritt die Gesellschaft nach außen. Man könnte sie als die „Exekutive“ der GmbH bezeichnen.
Wesentliche Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführung in der GmbH
- Die Geschäftsführung ist verantwortlich für Führung des laufenden Geschäftsbetriebs. Dazu gehören alle alltäglichen Managementaufgaben, wie zum Beispiel Personalentscheidungen, Marketing, Vertrieb, Produktion etc.
- Der Geschäftsführer ist berechtigt, im Namen der GmbH Verträge abzuschließen, Erklärungen abzugeben und rechtliche Verpflichtungen einzugehen. Er vertritt die GmbH gerichtlich und außergerichtlich.
- Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses und die Erfüllung der steuerlichen Pflichten entsprechend der GoBD.
- Die Geschäftsführung muss die Gesellschafter über die Lage der Gesellschaft informieren und ihnen auf Verlangen Auskunft erteilen. Die Gesellschafter haben dabei ein Auskunftsrecht, auf das sie auch bestehen können.
- In der Regel obliegt der Geschäftsführung die Aufgabe, die Gesellschafterversammlung einzuberufen und vorzubereiten.
- Die Geschäftsführung muss sich an die gesetzlichen Vorschriften, den Gesellschaftsvertrag, eine eventuelle Geschäftsordnung und die Weisungen der Gesellschafterversammlung halten. Für die Nicht-Einhaltung haftet der Geschäftsführer.
- Geschäftsführer müssen die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes entsprechend der GoBD anwenden und handeln zum Wohl der Gesellschaft. Bei Pflichtverletzungen haftet die Geschäftsführung persönlich.
Trennung der Organe Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung in der Praxis
Die klare Trennung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung ist ein zentrales Merkmal der GmbH und dient dazu, eine effektive Unternehmensführung bei gleichzeitiger Wahrung der Eigentümerinteressen zu gewährleisten. Sie ist ein wichtiger Grund für die hohe Bonität der GmbH.
Die Trennung ist in der Praxis auch kein Problem, wenn die Organe durch unterschiedliche Personen besetzt sind. Die Aufrechterhaltung der Trennung der Organe wird aber im Standardfall problematisch. In der Praxis gründet der Unternehmer die Gesellschaft selbst und beruft sich selbst zum Geschäftsführer. Die Organe werden also durch die gleiche Person oder bei mehreren Gründern durch die gleichen Personen besetzt. Das GmbH-Gesetz schreibt aber eine klare Trennung der Organe Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung in der GmbH vor. Was bedeutet das für den Unternehmer?
Die klare Trennung der Organe Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung durch das GmbHG mag auf den ersten Blick paradox erscheinen, wenn ein Unternehmer Alleingesellschafter-Geschäftsführer ist. Schließlich ist er ja die einzige Person, die sowohl die Eigentümerseite (Gesellschafter) als auch die Managementseite (Geschäftsführer) verkörpert.
Für den Alleingesellschafter-Geschäftsführer bedeutet diese Trennung folgendes: Zwei verschiedene „Hüte“ oder Rollen: Obwohl er ein und dieselbe physische Person ist, agiert er rechtlich in zwei verschiedenen Funktionen.
- Als Gesellschafter trifft er alle grundlegenden, strategischen Entscheidungen für die GmbH, wie z.B. die Feststellung des Jahresabschlusses, die Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers (also seiner selbst!), Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen. Diese Entscheidungen werden durch Gesellschafterbeschlüsse schriftlich dokumentiert.
- Als Geschäftsführer führt er die täglichen Geschäfte der GmbH, vertritt sie nach außen im Geschäftsverkehr, schließt Verträge ab, leitet das Personal etc. Seine Handlungen als Geschäftsführer sind operative Natur. Als Geschäftsführer ist an die schriftlich dokumentierten Beschlüsse gebunden.
Auch wenn es derselbe Mensch ist, müssen die formalen Anforderungen des GmbHG beachtet werden. Das bedeutet insbesondere:
- Gesellschafterbeschlüsse: Wichtige Entscheidungen, die laut GmbHG in die Kompetenz der Gesellschafterversammlung fallen, wie zum Beispiel die Feststellung des Jahresabschlusses und die Entlastung des Geschäftsführers, müssen vom Alleingesellschafter als Gesellschafter gefasst und schriftlich dokumentiert werden. Auch wenn es keine weiteren Personen gibt, die abstimmen könnten, ist dieser Beschluss formal notwendig.
- Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer sollte in der Regel einen Anstellungsvertrag mit seiner GmbH haben. Dieser Vertrag regelt sein Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche etc. Die Kündigung dieses Anstellungsverhältnisses ist rechtlich getrennt von der Abberufung als Geschäftsführer (Organstellung). Das heißt, er muss sich selbst als Geschäftsführer abberufen und auch seinen Anstellungsvertrag mit der GmbH kündigen oder aufheben, wobei er auf der GmbH-Seite auch wieder selbst handelt.
Die Trennung der Organe ist auch für die Haftung relevant. Der Geschäftsführer haftet der GmbH gegenüber für Pflichtverletzungen (z.B. § 43 GmbHG). Auch wenn der Alleingesellschafter-Geschäftsführer sich selbst nicht verklagen wird, ist die theoretische Grundlage für eine Haftung gegeben, insbesondere gegenüber Gläubigern der GmbH im Falle einer Insolvenz. Die Entlastung des Geschäftsführers für ein Geschäftsjahr erfolgt ebenfalls formal durch einen Gesellschafterbeschluss und wird von vielen Unternehmern vergessen.
Im täglichen Geschäftsleben eines Alleingesellschafter-Geschäftsführers verschwimmen die Grenzen oft, da er alle Fäden in der Hand hält. Er wird nicht ständig förmliche Beschlüsse fassen, wenn er eine operative Entscheidung trifft. Bei grundlegenden oder rechtlich relevanten Angelegenheiten (wie Jahresabschluss, Bestellung/Abberufung, Satzungsänderungen) ist die Einhaltung der Formalien jedoch unerlässlich, um die rechtliche Wirksamkeit der Entscheidungen sicherzustellen und bei Bedarf gegenüber Dritten (z.B. Registergericht, Finanzamt, Banken) nachweisen zu können.
Ich empfehle die Durchführung von Gesellschafterversammlungen mindestens in dem Intervall, wie die Buchhaltung durch den Steuerberater bearbeitet wird und die Steuern gezahlt werden. Das bedeutet, dass alle drei Monate oder jeden Monat eine Gesellschafterversammlung stattfindet. Auf dieser Gesellschafterversammlung werden dann die aktuelle BWA und die aktuelle Liquiditätsplanung „besprochen“. Weiterhin werden alle wichtigen Themen und Risiken aus dem Geschäftsbetrieb reflektiert. Das Ganze wird in einem Protokoll dokumentiert. Damit kann im Zweifel nachgewiesen werden, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Geschäftsführung umgesetzt wurden. Weiterhin ist das, wenn es richtig gemacht wird, ein hervorragender Controlling-Termin, der den Unternehmern wirklich hilft. Hier hilft ein Beirat, da dieser mit dem Blick von außen fragt.
Beispiel: Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer möchte den Gewinn ausschütten.
- Als Gesellschafter fasst er den Beschluss zur Gewinnausschüttung.
- Als Geschäftsführer prüft er diesen Beschluss. Dazu wird eine Planbilanz erstellt, die zeigt, ob die Ausschüttung das Stammkapital angreifen würde. Ist das nicht der Fall wird die Liquiditätsplanung mit der Gewinnausschüttung erstellt. Wenn es zu keinen Liquiditätsengpässen durch die Ausschüttung kommt, kann die Auszahlung zum Zieltermin kommen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Nehmen Sie die Trennung der Organe ernst, gerade als geschäftsführender Gesellschafter.
Konsequenzen bei „mangelhaften Praktizieren“ der GmbH
Wenn eine GmbH zwar formal existiert, aber nicht „praktiziert“ wird, können sich schwerwiegende Konsequenzen ergeben.
Gerichte, Finanzämter oder Insolvenzverwalter können die Existenz der GmbH als eigenständige juristische Person ignorieren, wenn sie nur zum Schein errichtet wurde, um beispielsweise Gläubiger zu täuschen oder Steuern zu hinterziehen. Die Folge kann die Durchgriffshaftung der Gesellschafter sein, das heißt, sie haften trotz GmbH-Form persönlich mit ihrem Privatvermögen. Dies geschieht in der Regel bei einem schwerwiegenden Missbrauch der Rechtsform.
Wenn ein Gesellschafter oder eine andere Person, die nicht formell als Geschäftsführer bestellt ist, die tatsächliche Geschäftsführung der GmbH übernimmt und nach außen als solche auftritt, wird sie als faktischer Geschäftsführer behandelt. Die Folge ist, dass diese Person mit den gleichen Pflichten und Haftungsrisiken, zum Beispiel wegen Insolvenzverschleppung, steuerlicher Pflichtverletzungen, wie ein ordentlich bestellter Geschäftsführer belegt wird, obwohl sie nicht die Rechte und Befugnisse eines solchen besitzt. Dies untergräbt die Haftungsbeschränkung der GmbH. Häufig gibt es diesen Fall wenn die Ehefrau eines Unternehmers als Strohfrau eingesetzt wird.
Werden Vermögenswerte von der GmbH an Gesellschafter transferiert, ohne dass dies auf einem wirksamen Gesellschaftsbeschluss oder einem fremdüblichen Vertrag beruht, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Dies hat gravierende steuerliche Konsequenzen für die GmbH und den Gesellschafter und kann auch zu Rückforderungsansprüchen der GmbH führen. Die Finanzämter rechnen dann in der Regel, was zu höheren Steuerzahlungen führt und wenden dann diese Regelung an.
Das Hauptmotiv für die Gründung einer GmbH ist oft die Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Wenn die GmbH jedoch nicht ordnungsgemäß „praktiziert“ wird, insbesondere bei der Vermischung von Gesellschafts- und Privatvermögen oder bei der Führung ohne Substanz, kann der Schutz der Haftungsbeschränkung entfallen.
Fazit: Die formale Gründung einer GmbH ist nur der erste Schritt. Die GmbH muss danach auch gelebt und geführt werden wie ein eigenständiges Unternehmen. Als Geschäftsführer und Gesellschafter tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die rechtlichen und steuerlichen Vorschriften für eine GmbH kontinuierlich eingehalten werden. Dies sichert nicht nur die Ordnungsmäßigkeit der Gesellschaft, sondern vor allem auch die Haftungsbeschränkung, die der Hauptgrund für die Wahl dieser Rechtsform ist. Im Zweifelsfall ist es immer ratsam, sich von einem Steuerberater und Rechtsanwalt beraten zu lassen, um die „Praxis“ Ihrer GmbH gesetzeskonform zu gestalten. Peter Saubert kann Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Fragen an Anwälte und Steuerberater zu stellen.
Direkter Kontakt zu Peter Saubert
Unsere Themen-Reihen
Zurück
1
2
Weiter
Zurück
1
2
Weiter
