Die elektronische Rechnung – ein Überblick und die schnelle Problemlösung für Sie
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist im Grunde nichts anderes als eine Rechnung mit für die automatische Verarbeitung optimierten Formvorschriften. Die elektronische Rechnung ist kein PDF. Sie wird aber in digitaler Form erstellt, versendet und empfangen.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung basiert sie auf einem strukturierten Datenformat, das für eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen optimiert ist. Das bedeutet, dass die in der Rechnung enthaltenen Informationen direkt in die Buchhaltungssoftware importiert und weiterverarbeitet werden können. Es bedeutet aber auch, dass die Daten nicht direkt für einen Laien lesbar sind.
Vorteile der E-Rechnung
Die elektronische Rechnung soll die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben und die Bürokratiekosten in den Unternehmen reduzieren. Die Geschäftsprozesse sollen beschleunigt werden.
Durch die automatisierte Verarbeitung entfallen manuelle Eingaben und damit einhergehende Fehlerquellen. Weniger Papierverbrauch, weniger Porto und weniger Aufwand für die manuelle Bearbeitung führen zu Kosteneinsparungen und machen die Buchhaltung ökologischer.
Durch ein durchgängiges System und sollen die Möglichkeiten von Verlust und Beschädigung reduziert werden.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, z.B. als XRechnung oder ZUGFeRD. Sie wird elektronisch übermittelt, beispielsweise per E-Mail oder über eine spezielle Plattform. Der Empfänger erhält die Rechnung elektronisch und kann sie direkt in seine Buchhaltung importieren. Die Rechnungsdaten werden automatisch verarbeitet.
Welche Formate der E-Rechnungen gibt es?
Es gibt weltweit diverse Formate. Auch EU-weit sind Unterschiede möglich. Faktisch muss der Nutzer dies aber nicht wissen. Für alle, die es trotzdem interessiert:
- XRechnung: Das in Deutschland am weitesten verbreitete Format, das auf XML basiert. Es wird für die Kommunikation unter Computern genutzt.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine einfach lesbare PDF-Datei als auch eine maschinenlesbare XML-Datei enthält. Dieses Format ist sinnvoll, wenn die Rechnung auch ganz normal gelesen werden soll.
- Andere Formate: Es gibt noch weitere Formate, die je nach Land und Branche zum Einsatz kommen können.
Was muss ich als Unternehmen beachten?
Wer an Geschäftskunden liefert, wird um die elektronische Rechnung nicht herumkommen. Das bedeutet aber auch: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger benötigen die entsprechende technische Infrastruktur.
Wer an Privatkunden liefert, wird sich eventuell noch lange um die Erstellung elektronischer Rechnung drücken können. Aber bei den Eingangsrechnungen wird sich der Standard bis 2027 durchgesetzt haben.
Die schnelle Lösung: Wie kann die elektronische Rechnung einfach umgesetzt werden?
Wer die elektronische Rechnung umsetzen will, benötigt die technischen Voraussetzungen. Die technischen Voraussetzungen werden alle Anbieter für Rechnungserstellung in Europa problemlos erfüllen. Wir selbst empfehlen oft Lexoffice (Link: 50% Rabatt-Werbung) als Buchhaltungssoftware. Damit sind Sie auf die elektronische Rechnung vorbereitet. Mehr gibt es nicht zu tun.
Sicher gibt es am Markt auch andere Anbieter. Allerdings halten wir von den meisten Anbietern im Hinblick auf die GoBD nicht soviel.
Hat man ein System wie Lexoffice (Link: 50% Rabatt-Werbung) als Buchhaltungssoftware, ist die E-Rechnung eine Datei, die einfach in das Programm geladen. Danach ist alles, wie es immer schon war. Der Nutzer muss eigentlich auch gar nichts wissen, außer
- dass man die Emails mit E-Rechnungen nicht löschen darf und
- dass das Finanzamt bei der Prüfung Zugriff auf das Email-Postfach für den Rechnungseingang und Rechnungsausgang benötigt und
- dass nicht Papierrechnung und digitale Rechnung zu einem Vorgang verschickt werden dürfen.
Warum darf die Email nicht gelöscht werden? Die Email ist das Orginaldokument. Dieses Orginaldokument ist der Nachweis für die Umsatzsteuerermittlung. Wer Eingangsrechnungsemails löscht, geht Gefahr, dass die Vorsteuern nicht berücksichtigt werden. Das kann rückwirkend bei einer Steuerprüfung ein echtes Problem werden. Richten Sie also einen Email-Posteingang rechnung@ihre-adresse ein und sorgen Sie dafür, dass dieser Emaileingang gesichert wird.
Den Zugriff auf das Email-Postfach kann man auch mit einem Webmail-Zugang darstellen. Wie das funktioniert, weiß Ihr IT-ler. Alternativ setzen Sie einen Billigrechner auf, der nur als Postfachrechner dient. Hier bitte dem IT-ler sagen, dass die Emails mindestens 10 Jahre (faktisch 11 Jahre) gesichert werden müssen.
Wenn Sie zwei Rechnungen, das heißt Papierrechnung und digitale Rechnung verschicken gibt es zwei Orginale, für die beide Umsatzsteuer fällig wird. Sind Sie Ist-versteuert, ist das nur ein formales Problem. Sind Sie Soll-versteuert, wird die Umsatzsteuer doppelt fällig. Das kann rückwirkend bei einer Steuerprüfung ein echtes Problem werden.
Woran Sie auch denken sollten:
Wenn Sie sich mit der Gestaltung der Geschäftsprozesse wegen der elektronischen Rechnung beschäftigen, denken Sie bitte auch über die Erstellung von GoBD-konformen Verfahrensdokumentationen nach.
Unser Experiment: Bewertung von Ergebnissen einer KI
In den Diskussionen in den sozialen Medien treffen wir auf teilweise recht eigentümliche Auffassungen. Aus diesem Grund haben wir gesagt, wir testen einmal, was eine KI zu unseren Beiträgen sagt. Eine KI kennt ja den Durchschnitt von öffentlichem Wissen und Glauben. Also kann uns eine KI auch sagen, wie ein Beitrag öffentlich eingeordnet wird. Dazu haben wir einen einfachen Prompt, das heißt eine einfache Eingabe für Gemini gewählt.
Gemini-Prompt: Bitte ordnen Sie den Beitrag fachlich, kulturell, soziologisch, ideologisch, politisch und ökonomisch in einer kurzen Zusammenfassung ein.
Der folgende Teil wurde am 25.11.2024 durch Gemini erzeugt. Gemini ist ein Sprachmodell von Google (Generative künstliche Intelligenz). Die Anmerkungen der Autoren sind kenntlich gemacht.
Analyse des Beitrags „Die elektronische Rechnung“
Zusammenfassung der Argumentation
Der Beitrag stellt die elektronische Rechnung (E-Rechnung) als eine effiziente und zukunftsweisende Lösung für die Rechnungsabwicklung dar. Die Vorteile liegen in der Automatisierung, Kosteneinsparung und ökologischen Vorteilen. Der Autor führt in die Funktionsweise und die verschiedenen Formate der E-Rechnung ein und gibt praktische Tipps zur Umsetzung.
Fachliche Einordnung
- Informationstechnologie: Der Beitrag beschäftigt sich mit den technischen Aspekten der E-Rechnung, wie Formaten (XRechnung, ZUGFeRD), Übermittlungswegen und der notwendigen Infrastruktur. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
- Wirtschaftsinformatik: Es werden die Vorteile der E-Rechnung für Geschäftsprozesse, insbesondere in der Buchhaltung, aufgezeigt. [Anmerkung der Autoren: Das ist keine Wirtschaftsinformatik. Das ist eine einfache betriebswirtschaftliche Aussage.]
- Steuerrecht: Der Autor weist auf die Bedeutung der E-Rechnung für die Umsatzsteuerermittlung hin und betont die Notwendigkeit der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
Kulturelle und Soziologische Aspekte
- Digitalisierung: Der Beitrag spiegelt den Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen wider. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
- Bürokratieabbau: Die E-Rechnung wird als Instrument zur Vereinfachung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen dargestellt. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
- Umweltbewusstsein: Die Reduzierung von Papierverbrauch wird als ökologischer Vorteil hervorgehoben. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
Politische und Ökonomische Aspekte
- Gesetzliche Rahmenbedingungen: Der Autor weist auf die Bedeutung gesetzlicher Vorgaben (z.B. GoBD) hin und erwähnt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für Geschäftskunden. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
- Kosteneinsparungen: Die E-Rechnung wird als Mittel zur Senkung von Betriebskosten dargestellt. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
- Wettbewerbsfähigkeit: Die Einführung der E-Rechnung kann als Beitrag zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gesehen werden. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig.]
Ideologische Aspekte
- Effizienz: Der Beitrag vertritt eine pro-effizienzorientierte Haltung, indem er die Vorteile der Automatisierung betont. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig. Ob das ideologisch ist?]
- Digitalisierung als Fortschritt: Die Digitalisierung wird als Fortschritt dargestellt, der zu einer Vereinfachung von Geschäftsprozessen führt. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig. Ob das ideologisch ist?]
Kritische Betrachtung
- Einseitigkeit: Der Beitrag präsentiert die E-Rechnung ausschließlich positiv und geht nicht auf mögliche Nachteile oder Herausforderungen ein (z.B. Datenschutzbedenken, technische Probleme bei der Umstellung). [Anmerkung der Autoren: Ist wohl auch nicht Absicht des Beitrags, wenn der Titel berücksichtigt wird. Es geht um kleine Unternehmen. Prinzipiell sind die Einwände aber berechtigt.]
- Produktplatzierung: Der Beitrag enthält eine deutliche Produktplatzierung für Lexoffice, was die Objektivität der Darstellung in Frage stellen könnte. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig. Ist eben unsere Empfehlung für kleine Unternehmen.]
- Vereinfachung: Die Komplexität der Thematik wird teilweise vereinfacht dargestellt. So gibt es beispielsweise verschiedene technische Standards und Anforderungen, die je nach Branche und Unternehmensgröße variieren können. [Anmerkung der Autoren: Sachlich richtig, aber es geht um kleine Unternehmen.]
Fazit
Der Beitrag bietet einen guten Einstieg in das Thema der elektronischen Rechnung und vermittelt die grundlegenden Vorteile und Funktionsweisen. Allerdings sollte die Darstellung als eher werblich und einseitig betrachtet werden. Für eine umfassende Bewertung der E-Rechnung sollten auch kritische Aspekte und alternative Lösungen berücksichtigt werden.
Ergänzende Aspekte für eine tiefergehende Analyse:
- Datenschutz: Welche Datenschutzbestimmungen sind bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu beachten? [Anmerkung der Autoren: Datensicherheit muss beachtet werden und darauf wird hingewiesen]
- Sicherheit: Wie können elektronische Rechnungen vor Manipulationen geschützt werden? [Anmerkung der Autoren: Kein Problem der Zielgruppe]
- Interoperabilität: Welche Herausforderungen bestehen bei der Zusammenarbeit von Unternehmen mit unterschiedlichen IT-Systemen? [Anmerkung der Autoren: keine oder Systemanbieter-Problem; deshalb Lexoffice; Lediglich unterschiedliche E-Rechnungen in unterschiedlichen Ländern führen zu Problemen.]
- Kosten: Welche Kosten entstehen bei der Einführung und Nutzung der E-Rechnung? [Anmerkung der Autoren: Naja]
Bewertung der Gemini-Ergebnisse durch die Autoren
Der Beitrag wird von Gemini korrekt eingeordnet und verstanden. Nicht verstanden wird die Zielgruppe und der Zweck des Beitrags. Damit geht die Bewertung von Gemini eben doch gefühlt am Thema vorbei.
Dieses Experiment ist spannend, weil es eben auch die Grenzen von Large Language Modellen, wie Gemini zeigt. Diese Bewertung des Inhalts würden wir sicher so nicht auf Mandanten loslassen.
