Welche Buchführung muss ich als Ingenieurbüro machen?

Die Art der Buchführung für Ihr Ingenieurbüro hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrem Gewinn und Ihrem Umsatz ab.

Als Freiberufler können Sie unabhängig von Gewinn oder Umsatz die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen. Dies gilt auch für gewerbetreibende Personengesellschaften, solange Ihr Gewinn unter 80.000 € oder Ihr Umsatz unter 800.000 € liegt.

Kapitalgesellschaften (wie GmbH oder UG) sowie gewerbetreibende Unternehmen mit einem Gewinn von mehr als 80.000 € oder einem Umsatz von mehr als 800.000 € sind zur aufwendigeren doppelten Buchführung verpflichtet.

Weitere Details finden Sie unter Buchführung: Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vs. Doppelte Buchführung.

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Buchführung, die hauptsächlich von kleinen Personengesellschaften und allen Freiberuflern genutzt werden kann. Bei der EÜR werden zur Gewinnermittlung ausschließlich tatsächliche Zahlungen (Einnahmen und Ausgaben) sowie Belastungen wie die Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt. Der Gewinn ergibt sich somit im Wesentlichen aus ergebniswirksamen Einnahmen abzüglich ergebniswirksamer Ausgaben und AfA.

Ein wesentliches Merkmal der EÜR ist die Ist-Versteuerung, bei der Steuern auf Einnahmen erst fällig werden, wenn das Geld tatsächlich vereinnahmt wurde. Steuererstattungen für Ausgaben können ebenfalls erst beansprucht werden, wenn die Rechnung bezahlt wurde.

Umfassende Informationen erhalten Sie unter Einnahmenüberschußrechnung (EÜR): Buchhaltung für kleine Personengesellschaften und alle Freiberufler.

Wann brauche ich eine doppelte Buchführung?

Eine doppelte Buchführung ist erforderlich für Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG) und für Gewerbetreibende, deren Gewinn 80.000 € übersteigt oder deren Umsatz 800.000 € im Jahr überschreitet.

Die doppelte Buchführung ermittelt den Gewinn auf zwei Wegen: durch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und durch eine Vermögensaufstellung (Bilanz). Im Gegensatz zur EÜR basiert sie auf der Soll-Versteuerung, bei der Steuern fällig werden, sobald eine Leistung erbracht oder eine Ressource verbraucht wurde, unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsfluss. Lange Zahlungsziele können hierbei einen Liquiditätsnachteil darstellen.

Detailliertere Informationen finden Sie unter Doppelte Buchführung: Buchhaltung für Kapitalgesellschaften.

Welche Steuern muss mein Ingenieurbüro zahlen?

Die für Ihr Ingenieurbüro relevanten Steuern hängen von Ihrer Rechtsform ab:

• Einkommensteuer: Diese ist die Hauptsteuer für natürliche Personen und damit für Freiberufler und gewerbetreibende Einzelunternehmen/Personengesellschaften. Sie besteuert die Leistungsfähigkeit basierend auf dem zu versteuernden Einkommen.
• Körperschaftsteuer: Für Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG) tritt die Körperschaftsteuer an die Stelle der Einkommensteuer. Sie beträgt 15 %, zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag.
• Gewerbesteuer: Diese fällt für Gewerbetreibende an. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Für Gewerbetreibende wird die Gewerbesteuer auf den Gewerbeertrag erhoben, wobei Personengesellschaften einen Freibetrag von 24.500 € erhalten. Der Hebesatz variiert je nach Kommune.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird auf die meisten umsatzsteuerpflichtigen Umsätze erhoben. Ob Sie diese abführen müssen, hängt von der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab.

Einen Überblick über die Steuern finden Sie unter Steuern: Ein kleiner Überblick für Selbstständige und Unternehmer.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer für Ingenieurbüros?

Die Umsatzsteuer wird auf nahezu alle umsatzsteuerpflichtigen Umsätze Ihres Ingenieurbüros erhoben. Der Begriff „Mehrwertsteuer“ bezeichnet dabei lediglich den Steuerbetrag, der ans Finanzamt abgeführt wird, welcher sich aus der eigenen Umsatzsteuer abzüglich der von Vorlieferanten gezahlten Umsatzsteuer (Vorsteuern) ergibt.

Beachten Sie zwei wichtige Regelungen:

• Kleinunternehmerregelung: Wenn Ihr Jahresumsatz 22.000 € nicht übersteigt, können Sie sich nach § 19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Dies bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, aber auch keine Vorsteuererstattung beanspruchen können.
• Umsatzsteuer-Umkehrregelung (Reverse-Charge-Verfahren): In bestimmten Fällen, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften (Importe), Bauleistungen, dem Handel mit Elektronikgeräten oder Metallen, muss nicht das leistende Unternehmen, sondern das die Leistung beziehende Unternehmen die Umsatzsteuer abführen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Umsatzsteuer und Umsatzsteuerumkehr § 13b UStG.

Kann ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Ja, Sie können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wenn Ihr Ingenieurbüro als Einzelunternehmen betrieben wird und Ihr Jahresumsatz 22.000 € nicht übersteigt.

Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Im Gegenzug können Sie jedoch auch keine Vorsteuern (Umsatzsteuer, die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurde) vom Finanzamt zurückerhalten.

Diese Regelung ist besonders vorteilhaft, wenn Sie Ihre Dienstleistungen hauptsächlich für Privatkunden erbringen, da diesen die Umsatzsteuer in der Regel egal ist und Sie so höhere Preise realisieren können. Bei einer Kombination aus Handels- und Dienstleistungsgeschäften kann es sinnvoll sein, die Dienstleistung als Kleinunternehmen zu führen und das Handelsgeschäft in eine Kapitalgesellschaft auszulagern.

Weitere Details finden Sie unter Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.

Was ist die Umsatzsteuer-Umkehrregelung?

Die Umsatzsteuer-Umkehrregelung, auch bekannt als Reverse-Charge-Verfahren, regelt, dass in bestimmten Fällen nicht das Unternehmen, das die Leistung erbringt, sondern das Unternehmen, das die Leistung empfängt, die Umsatzsteuer abführen muss. Dies ist in § 13 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Diese Regelung kommt insbesondere bei internationalen Geschäften zum Tragen: Bei Exporten müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen, während Sie bei Importen die sogenannte „Importumsatzsteuer“ selbst entrichten müssen. Darüber hinaus kann das Reverse-Charge-Verfahren bei speziellen Leistungen wie Bauleistungen oder dem Handel mit Elektronikgeräten oder Metallen Anwendung finden.

Umfassende Informationen erhalten Sie unter Umsatzsteuerumkehr § 13b UStG.

Wie wirkt sich die Gewerbesteuer auf mein Ingenieurbüro aus?

Die Auswirkung der Gewerbesteuer hängt entscheidend von der Rechtsform Ihres Ingenieurbüros ab:

• Als Freiberufler sind Sie von der Gewerbesteuer befreit. Dies ist ein wesentlicher Vorteil für Ingenieure, die als Personengesellschaft tätig sind und einem Katalogberuf angehören.
• Wenn Ihr Ingenieurbüro jedoch als Gewerbetreibender eingestuft wird (z.B. weil Sie Produkte verkaufen oder eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder UG gegründet haben), müssen Sie Gewerbesteuer zahlen.

Die Gewerbesteuer wird auf den Gewerbeertrag erhoben, der im Wesentlichen dem Gewinn aus dem Gewerbebetrieb entspricht. Für gewerbetreibende Personengesellschaften gibt es einen Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 €. Die Höhe des Gewerbesteuersatzes wird von jeder Kommune individuell festgelegt und liegt in Deutschland zwischen 7 % und 31,5 %, durchschnittlich bei etwa 15 %.

Weitere Informationen finden Sie unter Gewerbesteuer ist eine reine Kommunalsteuer und Gewerbetreibende und Nicht-Gewerbetreibende.

Häufig Fragen & Antworten zur Gründung eines Ingenieurbüros: Kostenmanagement

Wie berechne ich meine Stundensätze als Ingenieur?

Die Ermittlung der richtigen Stundensätze ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die meisten Unternehmen und alle Selbstständigen. Für die Berechnung Ihrer Stundensätze benötigen Sie primär Ihre Fixkosten als Grundlage.

Weitere Informationen finden Sie unter Kalkulation von Stundensätzen.

Was sind Fixkosten in einem Ingenieurbüro?

Fixkosten sind die Kosten, die unabhängig davon anfallen, ob Sie erfolgreich sind oder nicht. Beispiele hierfür sind die Grundmiete, die Leasingrate für ein Auto oder Telefonkosten. Obwohl der Begriff „Fixkosten“ suggeriert, dass diese unverrückbar sind, handelt es sich eigentlich um Kosten, die die Struktur des Unternehmens finanzieren. Sie können durch unternehmerische Entscheidungen, wie die Wahl eines Homeoffices oder eines kleineren Büros, beeinflusst werden. Eine hohe Fixkostenbasis erhöht das Risiko für Ihr Unternehmen, da diese Kosten zuerst die Einnahmen und bei unzureichenden Einnahmen das Kapital aufzehren.

Detailliertere Erläuterungen finden Sie unter Kostenartenrechnung und Fixkosten: Unverrückbares Risiko für Unternehmen.

Wie ermittle ich den Deckungsbeitrag meiner Leistungen?

Den Deckungsbeitrag ermitteln Sie, indem Sie zunächst den Materialanteil Ihrer Leistungen bestimmen. Der Materialanteil ergibt sich aus dem Verhältnis der variablen Kosten zum Umsatz (Einnahmen ohne Umsatzsteuer) in Prozent. Ziehen Sie diesen Materialanteil von 100% ab, erhalten Sie Ihren Deckungsbeitrag. Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Anteil des Umsatzes zur Deckung der Fixkosten verbleibt.

Weitere Details dazu finden Sie unter Materialanteil und Deckungsbeitrag.

Wie berechne ich die Gewinnschwelle meines Ingenieurbüros?

Die Gewinnschwelle, auch Breakeven genannt, ist der Umsatz, den Ihr Ingenieurbüro erzielen muss, um keinen Verlust zu machen. Um sie zu berechnen, teilen Sie die Fixkosten durch den Deckungsbeitrag. Eine hohe Gewinnschwelle ist oft mit einem hohen Risiko verbunden.

Einen tieferen Einblick erhalten Sie unter Gewinnschwelle / Breakeven.

Welche Kostenarten gibt es in einem Ingenieurbüro?

Um Kosten richtig zu erfassen, werden sie in zwei Hauptgruppen unterteilt:

• Fixkosten: Dies sind Kosten, die unabhängig vom Erfolg oder der erbrachten Leistung anfallen. Dazu gehören beispielsweise Grundmiete, Leasingraten für Fahrzeuge oder Telefonkosten. Auch die Kosten für ein Büro fallen unter diese Kategorie.
• Variable Kosten: Diese Kosten ändern sich mit der Menge der erbrachten Leistungen oder Produkte. Für Ingenieurbüros und Berater können hierunter zum Beispiel Materialkosten, Reisekosten zu den Einsatzorten oder Online-Marketingkosten fallen.

Ausführliche Informationen zu den Kostenarten finden Sie unter Kostenartenrechnung.

Lösungen für Branchen