Welche Rechtsform ist für mein Ingenieurbüro die richtige?

Die Wahl der Rechtsform für Ihr Ingenieurbüro hängt stark von Ihrem spezifischen Geschäftsmodell ab. Produktverkäufer und Vermittler (wie Handelsvertreter oder Softwareentwickler, die Standardsoftware per Kaufvertrag vertreiben) werden in der Regel als Gewerbetreibende eingestuft. Für sie kommen je nach Anzahl der Gründer das Einzelunternehmen oder eine GbR infrage. Bei hohem Produkthaftungs- oder Produktgewährleistungsrisiko kann auch eine UG sinnvoll sein. Ist eine Kapitalgesellschaft notwendig, ist die GmbH oft die Wahl.

Für Ingenieure, die Dienstleistungen erbringen, ist der Freiberufler für den Anfang fast immer die beste Wahl. Wenn Sie mit Partnern gründen, können Sie eine PartG, PartGmbH oder GbR wählen.
Eine GmbH bietet sich an, wenn eine Kapitalgesellschaft die bevorzugte oder notwendige Option ist, oft aufgrund nicht versicherbarer Risiken oder höherer Einkommen.

Wichtig ist, dass der Begriff „Freelancer“ oft fälschlicherweise mit „Freiberufler“ übersetzt wird. „Freelancer“ bezeichnet jedoch eine Organisationsform (Soloselbstständiger) und keine Rechtsform im deutschen Recht, da das Konzept des Freiberuflers im anglo-amerikanischen Raum nicht existiert.

Detaillierte Informationen finden Sie unter Die Rechtsformwahl für Ingenieure.

Was sind die Unterschiede zwischen Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften?

Der wesentliche Unterschied liegt in der rechtlichen Natur und Haftung:

• Personengesellschaften bestehen aus natürlichen Personen. Beispiele hierfür sind das Einzelunternehmen für Einzelgründer (Gewerbetreibende) oder der Freiberufler für Angehörige der Katalogberufe. Bei mehreren Gründern sind dies die GbR (für Gewerbetreibende und teils Freiberufler) oder die PartG (Partnergesellschaft) für Freiberufler. Bei Personengesellschaften haften die Gesellschafter in der Regel persönlich und unbeschränkt, es sei denn, es handelt sich um eine PartG mbH, bei der die Haftung über eine Berufshaftpflicht beschränkt ist. Die Abwicklung einer Personengesellschaft ist in der Regel einfacher und kostengünstiger.
• Kapitalgesellschaften sind juristische Personen, also vertragliche Schöpfungen, die als eigenständige Rechtssubjekte auftreten. Dazu gehören die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt). Sie verfügen über ein eigenes Vermögen, das vom Privatvermögen der Eigentümer getrennt ist. Ihre Gründung ist aufwendiger und teurer, und sie unterliegen der doppelten Buchführung. Kapitalgesellschaften sind immer Gewerbetreibende und können keinen freien Beruf ausüben. Die Haftung der Gesellschafter ist auf das eingesetzte Vermögen beschränkt, jedoch haften die Geschäftsführer für ihre Fehler und Insolvenzstraftaten persönlich.

Weitere Details hierzu finden Sie unter Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften.

Wann sollte ich eine GmbH für mein Ingenieurbüro wählen?

Eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ist insbesondere dann sinnvoll, wenn nicht versicherbare Risiken aus dem Geschäftsmodell abgesichert werden müssen. Dazu zählen Risiken wie die Gewährleistung gegenüber Kunden, die Produkthaftung aus Produktsicherheit oder Umweltverträglichkeit sowie Rücknahmeverpflichtungen von Produkten. Auch bei Geschäftsmodellen, die eine große Anzahl von Mitarbeitern beschäftigen, kann es von Vorteil sein, die Risiken aus der Auslastung von Mitarbeitern in eine GmbH auszulagern.

Die GmbH bietet eine exzellente Bonität und kann die Finanzierung aufgrund der Verpflichtung zur doppelten Buchführung, welche Risiken und Finanzierungsstrukturen transparenter macht, erleichtern. Das Stammkapital von 25.000 € muss zu 100 % eingezahlt werden, andernfalls empfiehlt sich die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt). Steuerlich kann eine Kapitalgesellschaft bei höheren Gewinnen günstiger sein als eine Personengesellschaft.

Weitere Informationen erhalten Sie unter GmbH oder vielleicht doch nur UG (haftungsbeschränkt).

Was sind die Vorteile einer Freiberuflichkeit für Ingenieure?

Für Ingenieure als Angehörige eines sogenannten Katalogberufes bietet die Freiberuflichkeit mehrere Vorteile:

• Keine Gewerbesteuerpflicht: Freiberufler sind keine Gewerbetreibenden und zahlen somit keine Gewerbesteuer.
• Einfache und kostenlose Gründung: Die Gründung erfolgt durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt und ist mit keinen direkten Kosten verbunden.
• Einfache Buchführung: Freiberufler können die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen und die Ist-Versteuerung wählen, unabhängig von Gewinn oder Umsatz. Dies ist eine preiswerte Buchhaltungsoption.
• Günstigere Steuern im Anlauf: Im unteren Einkommensbereich sind die Steuern für Personengesellschaften (zu denen Freiberufler gehören) oft günstiger als für Kapitalgesellschaften.
• Keine IHK-Pflichtmitgliedschaft: Freiberufliche Ingenieure müssen der Industrie- und Handelskammer (IHK) nicht beitreten.
• Einfache Liquidation: Die Abwicklung einer freiberuflichen Tätigkeit ist im Vergleich zu Kapitalgesellschaften sehr einfach und kostengünstig.

Mehr dazu finden Sie unter Der Freiberufler ist für den Anfang fast immer die beste Wahl.

Was ist eine PartG mbH und wann ist sie sinnvoll?

Die PartG mbH (Partnergesellschaft mit beschränkter Haftung) ist eine spezielle Rechtsform für Angehörige der Katalogberufe, die gemeinsam mit mehreren Personen ein Ingenieurbüro gründen. Sie ist dann sinnvoll, wenn die Berufsrisiken durch eine Berufshaftpflichtversicherung abgesichert werden sollen, wodurch die persönliche Haftung der Partner begrenzt wird. Es ist wichtig, die PartG mbH nicht mit einer GmbH zu verwechseln, da es sich um juristisch unterschiedliche Konzepte handelt. Die PartG mbH ist eine attraktive Option im Vergleich zur GbR, da deren Vorschriften umfangreicher geworden sind. Die Gründungskosten belaufen sich auf etwa 280 € für die Eintragung ins Partnerschaftsregister.

Umfassendere Erklärungen zu dieser Rechtsform finden Sie unter Personengesellschaften.

Welche Gründungskosten entstehen bei verschiedenen Rechtsformen?

Die Gründungskosten variieren je nach gewählter Rechtsform erheblich:

• Einzelunternehmen: Die Gesamtkosten für die Gewerbeanmeldung belaufen sich auf etwa 25 bis 70 € (Stand 2025).
• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts): Für die Gewerbeanmeldung fallen ebenfalls 25 bis 70 € pro Gesellschafter an (Stand 2025).
• Freiberufler: Für die Gründung als Freiberufler entstehen keine Kosten.
• Partnergesellschaft oder Partnergesellschaft mbH: Die Kosten beschränken sich auf die Eintragung ins Partnerschaftsregister und betragen rund 280 € (Stand 2024).
• UG (haftungsbeschränkt): Die Notarkosten für Beurkundung, Bestellung des Geschäftsführers und Handelsregistereintragung liegen zwischen 550 und 1.000 €, abhängig vom Stammkapital. Das Stammkapital muss zusätzlich eingezahlt werden.
• GmbH: Für eine GmbH mit 25.000 € Stammkapital betragen die Notarkosten für die Gründung (Beurkundung, Geschäftsführerbestellung, Handelsregistereintragung) ebenfalls zwischen 550 und 1.000 €. Auch hier muss das Stammkapital zusätzlich auf das Firmenkonto eingezahlt werden.

Eine detaillierte Übersicht finden Sie unter Gründungskosten für die Rechtsformen.

Häufig Fragen & Antworten zur Gründung eines Ingenieurbüros: Gewerbetreibende vs. Freiberufler

Bin ich als Ingenieur Gewerbetreibender oder Freiberufler?

Für Ingenieure, die einem der sogenannten Katalogberufe angehören, ist der Freiberufler für den Anfang fast immer die beste Wahl. Sie werden dann als Personengesellschaft eingestuft und sind kein Gewerbetreibender. Wer jedoch Produkte verkauft oder vermittelt, wie beispielsweise Handelsvertreter oder Softwareentwickler, die Standardsoftware per Kaufvertrag vertreiben, wird in der Regel als Gewerbetreibender eingestuft.

Es ist wichtig zu beachten, dass der englische Begriff „Freelancer“ oft fälschlicherweise mit „Freiberufler“ übersetzt wird. „Freelancer“ bezeichnet eine Organisationsform (Soloselbstständiger) und keine Rechtsform im deutschen Recht. Das Rechtskonzept des Freiberuflers existiert im anglo-amerikanischen Raum nicht.

Weitere Details finden Sie unter Die Rechtsformwahl für Ingenieure und Gewerbetreibende und Nicht-Gewerbetreibende.

Welche Ingenieurstätigkeiten gelten als freiberuflich?

Ingenieure gehören zu den im Steuerrecht definierten Katalogberufen. Dies umfasst auch Vermessungsingenieure. Eine Tätigkeit gilt als freiberuflich, wenn sie in einem ingenieurtechnisch eingerichteten Betrieb ausgeübt wird. Das bedeutet, der Betrieb ist nach den Prinzipien und Standards des Ingenieurwesens konzipiert und ausgestattet. Dazu gehören:

• Technische Ausstattung: Notwendige Geräte und Anlagen, die spezifisch für die jeweiligen Aufgaben erforderlich sind (z.B. Wärmebildkamera für Energieberater, Computer mit Berechnungsmöglichkeiten für Berechnungsingenieure).
• Organisation und Prozesse: Arbeitsabläufe, die ingenieurtechnischen Prinzipien folgen, mit nachvollziehbar dokumentierter Ergebnisentstehung und klaren Strukturen sowie Verantwortlichkeiten.
• Qualifikation der Mitarbeiter: Technische Beschäftigte verfügen über die notwendigen technischen Kenntnisse und Fähigkeiten.
• Sicherheit: Die Organisation stellt sicher, dass Kunden mit minimalen Risiken mit den Ergebnissen arbeiten können.
• Verantwortung: Die ingenieurtechnische Leitung liegt bei einem leitenden Ingenieur, der persönlich für die Ingenieurtechnik und deren Auswirkungen haftet.

Tätigkeiten, die primär den Verkauf oder die Vermittlung von Produkten betreffen, wie beispielsweise der Verkauf von Standardsoftware oder die Rolle als Handelsvertreter, werden hingegen typischerweise als gewerblich eingestuft.

Umfassende Informationen erhalten Sie unter Gewerbetreibende und Nicht-Gewerbetreibende und Was ist ein Ingenieurbüro?.

Wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Sie müssen ein Gewerbe anmelden, wenn Sie als Gewerbetreibender eingestuft werden. Dies ist der Fall, wenn Sie Produkte verkaufen oder vermitteln, wie zum Beispiel Handelsvertreter oder Softwareentwickler, die Standardsoftware per Kaufvertrag vertreiben. Auch alle Kapitalgesellschaften, wie die GmbH oder die UG (haftungsbeschränkt), werden grundsätzlich als Gewerbetreibende betrachtet und können keinen freien Beruf ausüben. Die Anmeldung des Gewerbes erfolgt bei der Gewerbeaufsicht der Kommune.

Im Gegensatz dazu müssen Freiberufler kein Gewerbe anmelden. Ihre Tätigkeit wird durch eine formlose Erklärung gegenüber dem Finanzamt gegründet.

Detailliertere Informationen finden Sie unter Gewerbetreibende und Nicht-Gewerbetreibende und Wie werden Personengesellschaften gegründet?.

Was sind Katalogberufe nach dem Steuerrecht?

Die sogenannten Katalogberufe sind spezifische Berufe, die nach dem Steuerrecht als freiberuflich gelten und in § 18 EStG aufgeführt sind. Dazu gehören unter anderem:

• Architekten
• Ärzte
• Bildberichterstatter
• Vereidigte Buchprüfer
• Dentisten
• Dolmetscher
• Handelschemiker
• Heilpraktiker
• Ingenieure
• Journalisten
• Krankengymnasten
• Lotsen
• Notare
• Patentanwälte
• Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Steuerbevollmächtigte
• Übersetzer
• Vermessungsingenieure
• Beratende Volks- und Betriebswirte
• Wirtschaftsprüfer
• Zahnärzte sowie ähnliche Berufe.

Weitere Erläuterungen finden Sie unter Gewerbetreibende und Nicht-Gewerbetreibende.

Welche Auswirkungen hat die Einordnung als Freiberufler oder Gewerbetreibender auf Steuern und Beiträge?

Die Einordnung als Gewerbetreibender oder Freiberufler hat erhebliche Auswirkungen auf Steuern, Buchführung und weitere Pflichten:

• Gewerbesteuer: Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Gewerbetreibende hingegen zahlen Gewerbesteuer auf ihren Gewerbeertrag.
• Buchführung: Freiberufler sowie gewerbetreibende Personengesellschaften mit einem Gewinn unter 80.000 € oder einem Umsatz unter 800.000 € können die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen. Diese ist eine einfachere und kostengünstigere Form der Buchführung. Kapitalgesellschaften und größere Gewerbetreibende sind zur aufwendigeren doppelten Buchführung verpflichtet.
• Umsatzsteuer: Bei einem Jahresumsatz von unter 22.000 € können Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreit werden. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie Dienstleistungen für Privatkunden erbringen.
• Gründungs- und Liquidationsaufwand: Personengesellschaften (Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, PartG) können schnell und kostengünstig gegründet werden, und ihre Liquidation ist einfach und günstig. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) verursachen höhere Kosten und einen größeren Aufwand bei Gründung und Abwicklung.
• IHK-Mitgliedschaft: Freiberufliche Ingenieure müssen der Industrie- und Handelskammer (IHK) nicht beitreten. Für Gewerbetreibende, Produktanbieter und Kapitalgesellschaften ist die IHK-Mitgliedschaft jedoch zwingend.
• Steuerliche Attraktivität: Im unteren Einkommensbereich sind die Steuern für Personengesellschaften oft günstiger als für Kapitalgesellschaften. Bei höheren Gewinnen kann eine Kapitalgesellschaft steuerlich vorteilhafter sein.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Steuern: Ein kleiner Überblick für Selbstständige und Unternehmer, Buchführung: Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vs. Doppelte Buchführung, Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, Kriterien für die Rechtsformwahl und Welche Pflichtmitgliedschaften gibt es für Ingenieurbüros?.

Lösungen für Branchen