Zahlungsausfälle stellen für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) ein existenzielles Risiko dar, da sie Liquiditätsengpässe verursachen und Wachstumschancen blockieren können. Dieser Satz liest sich sehr einfach. Wenn aber Ihre Kunden Rechnungen nicht zahlen, dann führt das direkt zu Problemen, die Sie eigentlich nicht haben wollen. Kommt kein Geld rein, können Sie auch Ihre Rechnungen nicht zahlen.

Studien berichten immer wieder darüber, dass ca. 60 % der deutschen Unternehmen über negative Auswirkungen durch säumige Zahler klagen und mit den Folgen zu kämpfen hatten. 

Ursachen für Zahlungsausfälle

Die Ursachen für Zahlungsausfälle sind vielfältig. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten steigt die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsschwierigkeiten bei Kunden, so dass Zahlungen nur später geleistet werden können oder die Insolvenz eines Kunden führt zum vollständigen Ausfall der Forderung.

Weiterhin betreiben gerade Kapitalgesellschaften häufig mit dem Liquiditätsmanagement Bilanzkosmetik. Die Kunden verzögern Zahlungen über Stichtage hinaus, was zu einer besseren Liquidität in der Bilanz führ, aber bei Ihnen zu Liquiditätsengpässen führen kann.

Fehler in Rechnungen können zu Verzögerungen oder Ablehnungen von Zahlungen führen. Das ist immer besonders ärgerlich, da dies von Unternehmen immer vermieden werden kann.

Ein ineffizientes Forderungsmanagement erhöht das Risiko von Zahlungsausfällen. Kunden, die eine gewisse Zeit die Zahlungsziele überschritten haben, verschieben die Zahlungen gerne immer wieder in die Zukunft.

Richtige Rechnungsstellung

Rechnungen können nur bezahlt werden, wenn die Rechnung auch formal und sachlich richtig gestellt wird. Achten Sie auf die Anforderungen der Rechnungsstellung.

Vorkasse: Einfachste Sicherung gegen Zahlungsausfall

Bestehen Sie, wenn es irgendwie möglich ist, auf Vorkasse und liefern Sie erst, wenn Sie oder ein Treuhänder das Geld erhalten hat. Der wichtigste Vorteil der Vorkasse ist: Es verursacht keine Kosten und ist die sicherste Lösung.

Bonitätsprüfung vor Vertragsschluss

Analysieren Sie Bonität Kunden mittels Auskunfteien (z. B. Creditreform) oder branchenspezifischen Scoring-Tools. Sie können diese Bonitätsprüfung auch an eine Factoringgesellschaft auslagern.

Grenzen Sie Risikogruppen aus vor Verträgen aus und bieten Sie Zahlung auf Rechnung nur in begrenztem Umfang Bestandskunden an, deren Zahlungsverhalten Sie kennen.

Allerdings reduzieren Sie damit das Risiko nur. Ausschalten können Sie das Risiko de Zahlungsausfalls hiermit nicht.

Kurze Zahlungsziele

Wählen Sie möglichst kurze Zahlungsziele und weisen Sie von Anfang an konsequent auf die Zahlungsziele hin. Mit der Zeit, in der der Kunde nicht gezahlt hat, nimmt die Wahrscheinlichkeit zu, dass der Kunde nicht mehr zahlt. Deshalb sind kurze Zahlungsziel mit schnell startenden, konsequenten Mahnprozessen hilfreich, um das Risiko des Zahlungsausfalls zu reduzieren.

Allerdings reduzieren Sie damit das Risiko nur. Ausschalten können Sie das Risiko de Zahlungsausfalls hiermit nicht.

Diversifizieren Sie Ihren Kundenstamm

Je mehr unterschiedliche Kunden an Sie zahlen, um so geringer ist das Risiko, dass viele Forderungen gleichzeitig ausfallen. Deshalb versuchen Sie möglichst viele Kunden aufzubauen und parallel zu beliefern.

Factoring: Liquiditätssicherung durch Forderungsverkauf

Beim Factoring verkaufen Sie offene Forderungen an einen Dienstleister und erhalten teilweise innerhalb von 24 Stunden 80 bis 100 % des Rechnungsbetrags. Dies bietet drei Kernvorteile:

• Auslagerung der Bonitätsprüfung an Ihren Factoringanbieter.
• Lange Zahlungsziele Ihrer Kunden blockieren nicht Ihr Betriebskapital und Sie gewinnen sofort Liquidität.
• Factoring-Unternehmen übernehmen das Ausfallrisiko zumindest zum Teil. Das gilt auch für den Fall der Insolvenz selbst bei Kundeninsolvenz.
• Mahnwesen und Bonitätsprüfungen werden extern professionalisiert.

Nachteile sind Gebühren von 1–5 % des Rechnungsbetrags sowie Zinsen für Vorfinanzierungen. 

Factoring ist bei einigen Anbietern ab ca. 100.000€ jährliche Forderungen möglich. Die meisten Factoringanbieter können Factoring für Kaufverträge in Deutschland.

Es gibt aber auch einige Factoringanbieter, die können Werkverträge, wie zum Beispiel Dienstleistungsverträge oder Verträge im Baunebengewerbe und Deutschland. Verträge außerhalb von Deutschland sind oft schwierig zu realisieren.

Weiterhin gibt es auch einige Factoringanbieter die Forderungen gegen öffentlich-rechtliche Träger in Deutschland aufkaufen.

Oft schließen Kunden die Abtretung von Forderungen, das heißt das Factoring, in den Allgemeinen Lieferbedingungen aus. Hier gibt es einige Anbieter, die können ein so genanntes verdecktes Factoring anbieten. Das bedeutet: Der Kunde kann das Factoring ausschließen und Sie können trotzdem ein Factoring umsetzen.

Kreditversicherung

Es gibt aber auch Kreditversicherungen, bei denen Sie den Zahlungsausfall versichern können.

Fazit

Bitte unterschätzen Sie das Risiko von Zahlungsausfällen nicht und entwickeln Sie eine sinnvolle Strategie, die zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Kombinieren Sie zum Beispiel Factoring mit anderen präventiven Maßnahmen. Durch systematisches Risikomanagement schützen Sie nicht nur Ihre Liquidität, sondern gewinnen auch Spielraum für Investitionen und Innovationen.

Sollten Sie dennoch Zahlungsverzögerungen erleiden, bieten Inkassodienstleister eine Erfolgsquote von 50 % bei der Beitreibung von offenen Forderung. Das bedeutet: Die Hälfte des Geldes ist in der Regel weg.

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